Personalmanagement im ERP-System: 7 Bausteine einer integrierten HCM-Lösung
iStock-677611392: Istock.com/PETAR CHERNAEV
Neue Anforderungen, neue Märkte, neue Standorte – als Konsequenz werden Stellenanforderungen immer individueller, neue Stellen müssen besetzt und Mitarbeiterkompetenzen an die digitale Transformation angepasst werden. Mit all diesen Themen beschäftigt sich das Personalmanagement. Da oft eine erfolgreiche Unternehmensperformance erst durch die »Ressource« Mitarbeiter möglich gemacht wird, bietet dieser Unternehmensbereich hohe Potentiale.
So können mit einem Personalmanagement-Tool verschiedene Personalmanagementprozesse strukturiert, zentral verwaltet und effizient und nachhaltig umgesetzt werden. Mit einem geeigneten Tool werden Routinearbeiten verkürzt, Verfahrenskosten gesenkt, Abrechnungsverfahren vereinfacht und damit Kapazitäten geschaffen. Je nach Anwendung können Informationen sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer transparent abgebildet und durch vernetze und integrierte Prozesse die Ableitung von Zielen und Maßnahmen entsprechend der Unternehmensziele erleichtert werden.
Besonders ERP-gestütztes Personalmanagement bietet also Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten auf unterschiedlichen Ebenen. Mit einem in das Unternehmenssystem integrierten Personalmanagement-Tool lassen sich verschiedene Prozesse effizient gestalten:
- Organisationsmanagement
Die Organisationsstruktur kann realitätsgetreu abgebildet werden inklusive aller Stellen, deren Anforderungen und ihnen zugewiesener Mitarbeiter. Daraus ergibt sich das Unternehmens- und Mitarbeiterorganigramm in dem die Stellenanforderungen, wie etwa erforderliche Qualifikationen und Weiterbildungen oder notwendige Fremdsprachenkenntnisse hinterlegt sind. Auch Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse können an dieser Stelle erfasst und verwaltet werden.
- Mitarbeiter-Recruiting
Anhand eines integrierten Prozesses können Stellenplanung sowie Personalbedarfsmeldung, die Bearbeitung der Bewerbungen, Gespräche und Bewerbertests bis zur Einstellung mit der Unternehmenssoftware erfolgen. Zudem können durch das Bewerbungsverfahren entstehende Kosten hinterlegt und die dazugehörigen Stellenausschreibungen verwaltet werden.
Eingehende Bewerbungen können in der Bewerberdatenbank erfasst und beispielsweise Kompetenzen mit den Anforderungen einer bestimmten Position abgeglichen werden. Eine Bewerberdatenbank kann klassische (Pflicht-)Angaben sowie Kontaktmöglichkeiten erfassen sowie weitere aus den Bewerbungsunterlagen ersichtliche Informationen, wie Ausbildungsgrad und Qualifikationen. Auch Bewerbungsdokumente können elektronisch der digitalen Personalakte angehängt und mit einem webbasierten Bewerbermanagement gekoppelt werden.
Auch der weitere Bewerbungsprozess inklusive Einladung, Durchführung und Bewertung der Bewerbungsgespräche bis hin zur Vertragsunterzeichnung lässt sich durchgängig in einer Personalmanagement-Lösung organisieren und steuern.
- Digitale Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung
Mit passenden Transaktionen können Personaldaten effizient verwaltet, Beschäftigungsdaten lückenlos erfasst und das HRM hinsichtlich Verwaltungsaufwand entlastet werden. Dazu zählen Unternehmenszugehörigkeiten, Arbeitszeitmodelle, Kostenstellen, Fehlzeiten etc. Auch individuelle Lebensläufe und berufliche Qualifikationen, Leistungen, Kenntnisse, Weiterbildungen etc. können erfasst werden. Dies ist zum Bespiel nutzbar, um offene Stellen mit passenden Person zu besetzen – auch standortübergreifend.
Im Bereich der Lohnbuchhaltung stehen Tools zum Einbezug täglicher Arbeitsdaten und in der Urlaubsanwendung erfasster freier Tage in die Abrechnung bereit. Darüber hinaus können Vorgänge, wie Personalabrechnungen, entsprechend aktueller Gesetze, Sozialversicherungsarten und Steuergesetzen erfolgen. Auch Reisekosten können direkt richtig verbucht oder Ratenschulden und Vorschüsse im System erfasst werden, sodass diese automatisch in der Personalabrechnung berücksichtigt werden.
- Leistungsmanagement
Im Personalmanagement erfasste Daten über Mitarbeiter können sich eignen, um diese gezielt zu führen und zu fördern. So lässt sich beispielsweise abbilden, welche Eigenschaften und Kenntnisse der Mitarbeiter den Unternehmenszielen besonders entsprechen und wo diese bestmöglich eingesetzt werden können. Auch besondere Potentiale können so erkannt und frühzeitig gefördert werden.
Leistungen und Beurteilungen können mit Hilfe des Tools gesammelt und strukturiert werden. Auch die persönliche Karriereplanung des Mitarbeiters kann berücksichtigt werden. Alle vorliegenden Informationen lassen sich dann vom Personalverantwortlichen einbeziehen, um eine möglichst objektive Bewertung der Mitarbeiter zu erreichen. Damit sorgt ein Leistungsmanagement für eine gezielte Orientierung der Personalentwicklung an den Unternehmenszielen, bei gleichzeitiger Berücksichtigung persönlicher Mitarbeiterwünsche und -potenziale.
- Personalentwicklung
Um bezüglich verändernder Marktentwicklungen stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, ist es wesentlich, auch das Knowhow der Mitarbeiter entsprechend aktueller Entwicklungen zu erhalten und auszubauen. Damit sollte der Bereich der Personalentwicklung auch wesentlicher Bestandteil einer integrierten Unternehmenssoftware sein.
Im Fortbildungsmanagement können Schulungen geplant werden und die Beschaffung von Ressourcen, Ermittlung passender Teilnehmer und deren Performance erfolgen. Neben der Bewertung der durchgeführten Schulung, ist auch das Überprüfen von Leistungszielen der Teilnehmer möglich.
So können die Mitarbeiter individuell in ihrer Entwicklung unterstützt werden, die Arbeitsqualität verbessert und auch eine Steigerung der Wertschöpfung herbeigeführt werden.
- Self-Service-Devices
Um administrative Tätigkeiten einzudämmen bieten sich Tools an, mit denen Mitarbeiter und Vorgesetzte bestimmte Vorgänge eigenständig und digital erfassen können. Ein deutlicher Effizienzgewinn lässt sich etwa durch sogenannte Self-Service-Devices im Personalmanagement erzielen. Dazu können bestimmte Berechtigungen erteilt werden, um Daten zu erfassen. Prozesse werden damit effizienter und nachhaltiger gestaltet.
So ist es möglich, dass über Self-Service-Transaktionen Personaldaten, Gehaltsabrechnungen, Urlaub, Ratenschulden, Vorschüsse, Überstunden, Anzeige von Leistungsergebnissen genutzt werden und vom Mitarbeiter selbst eingesehen werden können.
- Analysen und Berichte
Durch ein integriertes Personalmanagement-Tool lassen sich Analysen und Berichte vorbereiten und mit anderen Daten verknüpfen. So können Prozesse mit Hilfe von Berichtsdesign- und Berichtsanwendungen einfach verwaltet werden und bieten die Datenbasis für ein optimales Personalcontrolling. Die Berichte sind dabei den Anforderungen entsprechend anpassbar.
Es zeigt sich also, dass im Bereich des Personalmanagements, in dem die richtigen Mitarbeiter als »Ressource« aufgrund des demografischen und strukturellen Wandels manchmal knapp erscheinen, viele Potenziale bestehen können, um gesetzte Unternehmensziele zu erreichen. Zufriedenes, motiviertes und qualifiziertes Personal sollte möglichst lange im Unternehmen gehalten werden – in das ERP-System integrierte Personalmanagement-Module können hier ein Schlüssel sein. Mit einer vollumfänglichen Lösung lassen sich die dafür notwendigen Prozesse optimieren und integriert mit anderen Unternehmensdaten einsetzen.
shutterstock_361191482_HCM: IAS shutterstock/Rawpixel.com
www.canias40.de
127 Artikel zu "Personalmanagement"
NEWS | BUSINESS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | DIGITALISIERUNG | DIGITALE TRANSFORMATION | EFFIZIENZ | GESCHÄFTSPROZESSE | LÖSUNGEN | SERVICES
Wozu das Personalmanagement digitalisieren?
3. Juni 2017
Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterverträge, Personalbögen, Abrechnungen – Human Resources und Controlling arbeiten täglich mit zahllosen Dokumenten und enormen Mengen an personenbezogenen Daten. Treiben Sie die Digitalisierung in Ihrer Personalabteilung Wozu? Ganz einfach: um den Überblick zu behalten, den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren Zeit und Kosten zu sparen. Enterprise-Content-Management-Systeme bündeln alle Mitarbeiterinformationen an einem zentralen, digitalen Ablageort. Die maximal…
NEWS | BUSINESS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | TRENDS 2016 | KOMMUNIKATION
Trends 2016 im Personalmanagement
20. Dezember 2015
Gig Economy, demokratische Inhalte und personalisierte Mitarbeiterbefähigung. Christoph Kull, Country Manager DACH beim Cloud-Pionier Workday, beschreibt drei HR- und Tech-Trends, die das Potenzial haben, das Personalmanagement im kommenden Jahr entscheidend zu prägen Arbeitnehmer neu definiert Ein Job, ein Leben lang – das gibt es kaum noch. Die Definition des Arbeitnehmerlebens verändert sich, Menschen sind flexibler…
NEWS | KÜNSTLICHE INTELLIGENZ | STRATEGIEN | TIPPS
Damit KI-Projekte ans Ziel kommen: Zehn Gebote gegen die Proof-of-Concept-Hölle
6. April 2021
Am Anfang ist die Euphorie – und die ist meistens groß. Vor dem Start eines KI-Projekts erreichen die Erwartungen ungeahnte Höhen, nach einigen Wochen oder Monaten folgt dann die Ernüchterung. Am Ende steht nicht die erhoffte revolutionäre Verbesserung der eigenen Prozesse oder die zündende neue Serviceidee, sondern ein Proof of Concept (PoC). Diese Evaluation zeigt,…
NEWS | BUSINESS | LÖSUNGEN
Wohin geht der Trend: Coworking oder Home Office?
30. März 2021
In den letzten Jahren steigerte sich der Trend von Coworking rapide. In der heutigen Zeit stagniert der Trend ein wenig, während die Arbeit von zu Hause aus zunimmt. Die Vorstellung von zu Hause aus zu arbeiten klingt ideal. Keine festen Arbeitszeiten, man muss sich nicht mit dem Verkehrschaos herumschlagen, man kann ganz bequem im…
NEWS | IT-SECURITY | STRATEGIEN | TIPPS
Geschäftspotenzial von Daten bisher kaum erschlossen – diese 6 Schritte helfen
22. März 2021
Knapp ein Drittel der Unternehmen in Deutschland verzeichnet ein jährliches Datenwachstum zwischen 31 und 60 Prozent, weitere sechs Prozent sogar deutlich mehr. Das zeigt eine Umfrage von IDC unter IT- und Business-Entscheidern aus 261 Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern in Deutschland. Die Marktforscher befragten die Teilnehmer im Dezember 2020 zu den Themen Storage, Datenmanagement…
NEWS | FAVORITEN DER REDAKTION | KÜNSTLICHE INTELLIGENZ
Liebst du mich?
20. März 2021
Je weiter sich künstliche Intelligenz verbreitet, desto wichtiger ist es, sie verantwortungsvoll einzusetzen. Sonst wird die Liebesaffäre zwischen Mensch und Maschine nur von kurzer Dauer sein. Von Peter van der Putten, Director AI bei Pegasystems und Assistant Professor AI an der Universität Leiden »You broke my heart, cause I couldn’t dance, you didn’t even…
NEWS | BUSINESS | TIPPS
Wie Sie neue Mitarbeiter garantiert vergraulen
17. März 2021
In der Pandemie kann beim Remote-Onboarding viel schiefgehen. Wenn das noch nicht reicht, erklärt Ihnen IT-Dienstleister Avision, wie Sie neue Mitarbeiter gleich wieder loswerden – garantiert. Mal ehrlich, eigentlich sind neue Mitarbeiter lästig: Sie stellen endlos Fragen, rauben wertvolle Zeit und bringen am Ende die ganze Belegschaft durcheinander. Das muss wirklich nicht sein. Mit…
NEWS | BUSINESS | CLOUD COMPUTING
Fünf Trends, wie die Cloud Personalarbeit und Recruiting nachhaltig verändert
12. März 2021
Sie sind gekommen, um zu bleiben: Viele Unternehmen werden ihren Mitarbeitern auch nach Corona Home Office und Remote Work als Option anbieten, prognostiziert der auf Produktivitäts- und Kollaborationstools spezialisierte Softwareentwickler Zoho . Die Zukunft der Büroarbeit wird zum großen Teil außerhalb des traditionellen Büros stattfinden. Das Arbeiten im Home Office und die Kommunikation in virtuellen…
NEWS | BUSINESS | FAVORITEN DER REDAKTION | SERVICES | STRATEGIEN
Read the full article