Kostenübersicht Home Office - Regelung für Arbeitnehmer
Es ist Zeit für schöne Büroausstattung in den eigenen vier Wänden. Bild: shutterstock.com, New Africa
Der Gesetzgeber will Unternehmen und Arbeitnehmer in der Corona-Krise unterstützen und hat viele Details zum Home Office geregelt. Schließlich galt es, Arbeitsprozesse neu zu gestalten, die bisherige Arbeitsleistung zu erhalten und die Kosten gering zu halten. Steuererleichterungen wurden geschaffen, Vorgaben in Sachen Arbeits- und Gesundheitsschutz formuliert und Möglichkeiten zur Gestaltung von Arbeitsverträgen entwickelt. Vieles wurde getan, manches bleibt zu tun!
Themen zum Home Office abseits der Kostenfrage
Die Corona-Pandemie zwingt Unternehmen hinsichtlich der Arbeitsorganisation zum Umdenken. Eine Folge der pandemiebedingten Beschränkungen war das verstärkte Angebot an die Mitarbeitenden, den Arbeitsplatz ins Home Office zu verlegen. Neben der klassischen Frage nach den Kosten für das Home Office und der Erstattungsart gibt es weitere Themenfelder, etwa die private Nutzung von Arbeitsmitteln, den Gesundheitsschutz oder die Gestaltung des Arbeitsvertrages für im Home Office Tätige.
Arbeits- und Gesundheitsschutz im Home Office
Der Arbeitgeber steht ja grundsätzlich in der Verantwortung, seinen Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der einen bestimmten Mindeststandard hinsichtlich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes gewährleistet. Diese Verpflichtung besteht auch beim Arbeiten im Home Office.
Um diese Sicherheit und vor allem die Gesundheit der Mitarbeitenden zu garantieren, kann der Arbeitgeber die finanziellen Mittel zur Verfügung stellen, um beispielsweise eine ergonomische Büroeinrichtung von einem Fachhändler anzuschaffen. Gemeint sind hier etwa höhenverstellbare Schreibtische, gesundheitsfördernde Bürostühle, augenfreundliche Beleuchtungen oder schwenkbare, auf Augenhöhe justierbare Monitorarme. Übrigens hat der Arbeitgeber nicht nur die Anschaffungskosten zu tragen, sondern ist auch für die Pflege, Wartung und Reparatur verantwortlich.
Der Gesetzgeber räumt den Arbeits- und Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer große Bedeutung bei. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Mitarbeitenden auch bei einer Tätigkeit im Home Office gemäß der §§ 3, 5 und 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zu schützen und sie hinsichtlich der Vorgaben für das Arbeiten im Home Office zu unterweisen.
Eine Beratung durch Experten in Sachen Büromöbel kann dazu beitragen, das Home Office mit entsprechendem Mobiliar so einzurichten, dass der Mitarbeitende bei der Ausübung seiner Tätigkeit die richtige Haltung einnehmen, so Kopf- oder Rückenschmerzen vermeiden und dadurch effizienter sowie konzentrierter arbeiten kann.
Regelungen zur privaten Nutzung von Arbeitsmitteln
Wem als Arbeitnehmer von seinem Unternehmen Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt bekommt, der muss beachten, dass der Arbeitgeber Eigentümer dieser Arbeitsmittel bleibt, auch wenn sie im Home Office genutzt werden, also in den privaten Räumen des Arbeitnehmers stehen. Aber auch der Mitarbeitende kann sich bereiterklären, privates Eigentum zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung zu stellen. Diese Art der Überlassung durch den Arbeitnehmer nennt sich »Bring Your Own Device« (BYOD). Damit ist gemeint, dass der Mitarbeitende dem Unternehmen seine private IT, z. B. sein Smartphone, Notebook etc., zu betrieblichen Zwecken zur Verfügung stellt.
Hier wird eine gesonderte Absprache zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitendem notwendig. Es ist nämlich wichtig festzuhalten, dass die überlassenen Geräte ausschließlich zur beruflichen Nutzung verwendet werden, wenn sie als Arbeitszeit gelten soll. Auf eine solche Regelung wird der Arbeitgeber vermutlich großen Wert legen, um den privaten vom beruflichen Bereich eindeutig zu trennen. Ein zu klärender Aspekt bei der BYOD-Methode ist die Sicherstellung der Datensicherheit.
Änderungen im Arbeitsvertrag bei Home Office?
Prinzipiell gilt, dass der eigentliche Arbeitsvertrag bei einer Homooffice-Tätigkeit nicht verändert werden muss. Notwendig ist aber eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Diese Vereinbarung enthält z. B. Bestimmungen zur Gestaltung des heimischen Arbeitszimmers sowie der Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Zudem müssen in der Zusatzvereinbarung die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel aufgelistet werden.
Viele Vereinbarungen enthalten darüber hinaus eine Klausel, die den privaten Gebrauch bzw. ein Verbot desselben regelt. Auch eine Datenschutzklausel kann formuliert werden. Um die Beendigung der Home Office-Regelung zu erleichtern, enthält die Zusatzvereinbarung meist noch eine Widerrufsregelung mit angemessener Ankündigungsfrist.
Je detaillierter die Vereinbarungen zum Thema Home Office ist, desto mehr Rechtssicherheit haben Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber. Dies gilt umso mehr, da es bisher keine Verpflichtung zum Homooffice durch den Gesetzgeber gibt. Vor allem aus wirtschaftlichen Gründen wurde bisher auf eine derartige gesetzliche Regelung verzichtet. Der Gesetzgeber appelliert daher vor allem an das Verantwortungsbewusstsein der Unternehmen.
Es wird den Unternehmen lediglich empfohlen, ihren Mitarbeitenden das Arbeiten im Home Office zu ermöglichen, wann immer es möglich und realisierbar ist. So könnte das Infektionsrisiko für Corona in den Räumen des Unternehmens reduziert werden. Dies ist ein wichtiger Beitrag zum Infektionsschutz derer, die die Stützen der Wirtschaft sind.
Das wichtige Thema Arbeitszeit im Home Office
Hat der Arbeitgeber Home Office angeordnet, so unterliegt der Mitarbeitende auch bei dieser Tätigkeit den Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz. Auch für ihn gilt, dass er täglich maximal 8 Stunden arbeiten darf. Zudem gelten auch für ihn die gesetzlichen Pausenregelungen. Ist es notwendig, die Arbeitszeit an einzelnen Tagen auf 10 Stunden zu verlängern, so müssen die Mehrstunden innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden.
Darüber hinaus besteht die Pflicht von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit. Ist ein Mitarbeitender im Home Office tätig, kann der Arbeitgeber mit ihm absprechen, dass er seine Arbeitszeit selbst dokumentiert und die Aufstellung dem Arbeitgeber in regelmäßigen Abständen zur Kontrolle vorlegt. Auch das Festlegen einer Kernarbeitszeit mit Erreichbarkeit ist sinnvoll, vor allem, wenn der Mitarbeitende Kundenkontakt hat.
Der Arbeitgeber muss ebenfalls dafür sorgen, dass der im Home Office tätige Mitarbeitende die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen einhält. Bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden muss er deshalb 30 Minuten Pause machen. Beträgt die Arbeitszeit 9 Stunden, stehen dem Mitarbeitenden 45 Minuten Pause zu. Was viele nicht beachten, ist die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Ruhezeit. Sie muss 11 Stunden betragen, auch bei einer Home Office-Tätigkeit. Als Vergütung der Tätigkeit im Home Office gilt das im Arbeitsvertrag festgelegte Gehalt, es gibt also für diese Form der Arbeit keine zusätzliche Vergütung.
Abrechnung & Erstattung - Aufwandspauschale versus einzelne Kostenposition
Der Gesetzgeber hat Möglichkeiten geschaffen, bestimmte Faktoren aus dem Home Office steuerlich geltend zu machen. Eine Variante ist die 2020 eingeführte Home-Office-Pauschale, die in der Einkommenssteuererklärung zu den Werbungskosten zählt.
Der im Home Office Tätige kann 5 Euro pro Tag, maximal aber 600 Euro jährlich steuerlich absetzen. Diese Form der Geltendmachung rentiert sich allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer zusätzlich noch andere Werbungskosten absetzen kann und sich am Jahresende ein Betrag ergibt, der über dem Pauschbetrag von 1.000 Euro liegt.
Diejenigen, die daheim ein eigenes Arbeitszimmer besitzen, können aber auch eine Abrechnung der Einzelkosten wählen. Der Arbeitnehmer sollte sich hier möglichst von einem Steuerberater unterstützen lassen, um die für ihn sinnvollste Variante der steuerlichen Absetzung von Home Office-Kosten zu finden.
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