Neue Digitalisierungskonzepte: Mit multifunktionaler Edge-Appliance zum papierfreien Office

Illustration: Absmeier, Tumisu
In einigen Unternehmen und Organisationen gilt das Faxen nach wie vor als Standardmethode, um wichtige Dokumente mit Partnern und Kunden auszutauschen. Lange Zeit lag dies an einer mangelhaften digitalen Infrastruktur, die das elektronische Versenden und Empfangen von Nachrichten unmöglich machte. Inzwischen ist die Digitalisierung aber weiter fortgeschritten und das Faxen veraltet. Durch das Faxgerät sind Mitarbeiter ständig an einen festen Standort gebunden, was in der heutigen Arbeitswelt nur noch selten der Fall ist. Darüber hinaus werden beim Faxen Unmengen an Papier verbraucht, und man kann sich nie sicher sein, ob wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen wirklich beziehungsweise rechtzeitig beim gewünschten Adressaten ankommen. Daher sind moderne digitale Arbeitsplatzlösungen gefragt, mit denen sich ein einfacher, sicherer und nachvollziehbarer Datenaustausch gewährleisten lässt.
Die Corona-Situation hat einmal mehr verdeutlicht, dass digitale Prozesse zunehmend an Bedeutung gewinnen. Da sich viele Mitarbeiter derzeit im Home Office befinden, müssen Unternehmen eine geeignete IT-Infrastruktur bereitstellen, damit die üblichen Tätigkeiten weiter ausgeführt werden können. Ein Firmenlaptop, ein stabiler Internetanschluss und eine VPN-Verbindung reichen dafür nicht aus. Schließlich werden im Alltag auch zahlreiche Dokumente mit Kollegen, Partnern, Kunden oder anderen Firmen ausgetauscht, was durch eine entsprechende Lösung geregelt sein muss. Abgesehen von der ansteigenden Home-Office-Arbeit erfordert die heutige Arbeitswelt viel Flexibilität. Mitarbeiter sind ständig in Bewegung, da sie zwischen einzelnen Niederlassungen wechseln oder auswärtige Dienstreisen durchführen. Daher ist es essenziell, eine digitale Arbeitsplatzlösung zu etablieren, die – anders als ein Faxgerät – von überall aus nutzbar ist.
Verschlüsselter Dateitransfer für jeden Anwendungsfall
Um den Digital Workplace unabhängig vom Standort des Mitarbeiters zu realisieren, gibt es mittlerweile moderne, in Deutschland entwickelte Austauschplattformen. Bei diesen Appliances können Dateien jeder Größenordnung einfach hochgeladen und mit anderen geteilt werden. Im Gegensatz zum Faxen sind hier anhand der Dokumentation jeder Datenbewegung alle Transferaktivitäten eindeutig nachvollziehbar. Einen weiteren Vorteil bietet die Verschlüsselung der Daten – sowohl während der Übermittlung als auch bei der späteren Archivierung. Damit ist zu jedem Zeitpunkt die Datensicherheit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet. Während beim Faxgerät theoretisch jeder das Dokument vor Ort einsehen kann, lässt sich bei professionellen digitalen Lösungen genau definieren, wer auf welche Datei zugreifen darf.
Zeitgemäße Alternativen zum Faxen
Die jetzige Situation erfordert hinsichtlich der flexiblen Arbeitswelt eine alternative Lösung zum Faxen, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter zugreifen kann – unabhängig davon, wo er sich gerade befindet. Moderne Digital-Workplace-Lösungen sind nicht wie Faxgeräte an einen festen Standort gebunden. Mit ihnen lassen sich Dateien von überall aus sicher übermitteln. Durch diese Art des elektronischen Dateitransfers gehen Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Souveränität, da sie ihre Daten niemals aus den eigenen Händen geben.
Markus Gringel, Mitglied der Geschäftsführung bei SECUDOS

Vorteile einer Digital-Workplace-Lösung im Vergleich zum Faxen
- Der Papierverbrauch wird deutlich reduziert. Dies hat positive Auswirkungen auf den ökologischen Fußabdruck.

- Mitarbeiter haben die Sicherheit, dass versendete Dokumente auch wirklich und rechtzeitig beim gewünschten Empfänger ankommen.

- Eine Digital Workplace-Lösung ist von überall aus verfügbar.

- Spezielle Vorkenntnisse im technischen Bereich werden aufgrund der benutzerfreundlichen Handhabung nicht benötigt.

- Jede Datenbewegung wird dokumentiert und ist somit einfach nachvollziehbar.

- Durch eine entsprechende Verschlüsselung sind alle Daten während des gesamten Übertragungsweges inklusive der Archivierung sicher. Vorab kann genau definiert werden, welche Person worauf zugreifen darf.

- Durch den Einsatz der digitalen Lösungen werden die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten.

- Die Lösungen vereinfachen und optimieren den Arbeitsalltag und können ein Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein.

397 Artikel zu "Digital Workplace"
NEWS | WHITEPAPER

Unerwartet sexy. Wie der Digital Workplace zum Motor des Unternehmenswachstums wird

4. Februar 2021

IT-Spezialist Deskcenter stellt mit aktuellem Gartner-Report wesentliche strategische Analysen und Vorhersagen zur Verfügung. Und da isser auch schon, der Digital Workplace. Vor Jahresfrist eher noch als eine der neuen Extravaganzen des Silicon Valleys gehandelt, die sich vermutlich nie so richtig durchsetzen werden, fanden ihn, bedingt durch die Pandemie, selbst konventionelle Organisationen unerwartet sexy. Und jetzt?…

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NEWS | DIGITALISIERUNG | GESCHÄFTSPROZESSE | AUSGABE 7-8-2020

Digital Document Transformation – Verbesserung der Geschäftsprozesse im Digital Workplace

20. August 2020

Ineffiziente Arbeitsabläufe schmälern die Reaktionsfähigkeit von Unternehmen und können Kunden und Geschäftspartner vergraulen. Insbesondere im Home Office bekommen komplexe, manuelle Prozesse, die eine erhöhte Fehlerquote nach sich ziehen können, eine völlig neue Bedeutung. Trotz rapide implementierter Home-Office-Maßnahmen, ist ein effizienter Digital Workplace in vielen Unternehmen noch in weiten Teilen Zukunftsmusik.

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DW-Anbieter realisieren KI-Funktionen entweder selbst oder über Partner. Bei Digital-Workplace-Lösungen gehören Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) mittlerweile zum Standard. KI-gestützte Hilfen etwa durch Service-Bots oder automatisierte Fehleranalysen bieten nicht mehr nur die großen Anbieter am deutschen Markt. Dies stellt der neue »ISG Provider Lens Digital Workplace of the Future Germany 2019« fest, eine Studie…

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NEWS | PRODUKTMELDUNG

Internationale VoIP-Telefonie als skalierbare Kommunikationslösung für den Digital Workplace

20. August 2019

Herkömmliche VoIP-Telefonanlagen (kurz für Voice over IP) mit nationalen Rufnummern überall auf der Welt über ein Internet-Telefonsystem nahtlos zusammenzuschalten – das ermöglicht der internationale Voice-over-IP-Telefonanschluss »SIP Business International« von toplink. Zielgruppe der flexiblen und performanten Internettelefonie-Lösung des deutschen Digital-Workplace-Anbieters sind in Deutschland ansässige Unternehmen mit weltweit verteilten Standorten, die einen einheitlichen, internationalen Telefonanschluss nutzen wollen,…

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NEWS | BUSINESS | LÖSUNGEN

Diese Features sind essenziell für den Digital Workplace

5. Juli 2019

Wenn vom Digital Workplace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. In der Realität ist der digitale Arbeitsplatz um einiges schlichter, wenn auch nicht weniger effizient. Was genau zeichnet den Digital Workplace. Mit dem Eintritt der Digital Natives in den Arbeitsmarkt wird der Digital Workplace im Wettbewerb…

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Von der elektronischen Signatur bis zur sicheren, digitalen Dokumentenablage – der technologische Fortschritt hat viele administrative Aufgaben vereinfacht. Die Digital-Workplace-Studie, welche in Zusammenarbeit mit Adobe entstanden ist, beleuchtet den Büroalltag der Wissensarbeiter in Deutschland und die Chancen der Digitalisierung von administrativen Prozessen. Sonja Köhn https://de.statista.com/infografik/15597/digital-workplace-wie-technologie-unseren-arbeitsplatz-veraendert/ Digitalisierung: Kann digitale Technologie die Welt besser machen? 23.…

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Programme zur Schaffung von Digital Workplaces geraten häufig auf Abwege oder scheitern zur Gänze. Dem IT-Research und Beratungsunternehmen Gartner zufolge liegt das meistens an einer fragmentierten Herangehensweise, bei der isolierte technische Lösungen wichtiger genommen werden als die Gesamtstrategie. Wer in Unternehmen für das Thema Digital Workplace verantwortlich ist, muss sicherstellen, dass die Digital-Workplace-Initiativen alle acht entscheidenden Komponenten…

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Die Umsetzung digitaler Geschäftsmodelle erfordert, dass komplexe Entscheidungen flexibler getroffen werden, dass Probleme nachhaltig gelöst werden und wiederkehrende Abläufe schnell erkannt werden – dies bedeutet, dass das Personal die entsprechenden digitalen Kompetenzen besitzt.

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