Auf den Punkt gebracht: Zehn goldene Regeln für effiziente Besprechungen

Besprechungen gelten bei vielen Mitarbeitern als »Zeitfresser« erster Güte. Das ist keine Überraschung, gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Pandemie: Da persönliche, kurze Besprechungen kaum noch möglich sind, werden jeden Tag zahlreiche Meetings per Video und Telefon durchgeführt. Um die Teilnehmer nicht zu verärgern, ist es wichtig, dass Sitzungen möglichst effizient und effektiv ablaufen – unabhängig davon, ob sie im Besprechungszimmer oder online stattfinden. Das lässt sich erreichen, wenn die Leiter von Sitzungen zehn Grundregeln beachten, so Philipp Mühlenkord, Marketing Director DACH bei Diligent / Brainloop.
- Die Sitzung optimal vorbereiten
Eine optimale Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer effizienten und effektiven Besprechung. Daher müssen alle Beteiligten über die Themen informiert sein und im Vorfeld alle relevanten Informationen erhalten. Zu klären sind darüber hinaus organisatorische Fragen, etwa wer moderiert und Protokoll führt.
- Unnötige Sitzungen vermeiden
Um Informationen auszutauschen, muss nicht zwangsläufig eine Besprechung anberaumt werden. Möglicherweise reichen E-Mails oder Chats aus. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was eine Besprechung kostet, empfiehlt es sich, den Stundensatz der Teilnehmer zu berechnen und sich zu fragen, ob sich dafür eine Besprechung wirklich lohnt.
- Nur relevante Teilnehmer einladen
Das Sprichwort »weniger ist mehr« gilt auch für Besprechungen.

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