Für Unternehmen gehört sie zum Pflichtprogramm am Jahresende: die Weihnachtspost. Doch bei der Gestaltung gibt es so manchen Fallstrick. Vor allem für wichtige Kunden sollten Firmen mehr Zeit einplanen.

Köln. Weihnachten - das ist die Zeit der Besinnung, der Nächstenliebe. Aber auch die der hübsch gestalteten Grußkarten. Für Unternehmen gehört es in jedem Jahr zum Pflichtprogramm, sich bei Kunden und Partnern mit einem persönlichen Gruß zu bedanken und einen guten Rutsch zu wünschen. Um nicht in peinliche Fettnäpfchen zu treten, sollten jedoch einige Punkte beachtet werden.

Ebenso wichtig wie eine originelle Gestaltung sei immer noch die persönliche Unterschrift, im Idealfall sogar mit Füller, erklärt Susanne Helbach-Grosser von der Vereinigung Etikette Trainer International. „Stempel oder vorgedruckte Unterschriften wirken unpersönlich."

Das bedeutet einen enormen Aufwand, insbesondere für größere Unternehmen. Doch bei den wichtigsten Kunden sollte man sich die Zeit dafür nehmen und bestenfalls auch die Adresse auf dem Briefumschlag per Hand schreiben. Das wirke edel, sagt Helbach-Grosser.

Gerade für international agierende Unternehmen könnte die Weihnachtsgruß-Datenbank des Bundesverbandes der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) hilfreich sein. Dort lässt sich der Weihnachtsgruß in aktuell 75 verschiedenen Sprachen abrufen.

Jede Übersetzung wurde von einem zertifizierten Dolmetscher geprüft und ehrenamtlich eingestellt. „Mir hat die Idee gefallen, und ich habe gerne die Übersetzung auf Norwegisch beigesteuert", sagt Ingrid Nøkleby-Braun, Fachübersetzerin aus Saarbrücken.

2006 ging die Datenbank mit rund 50 Sprachen an den Start, seitdem kamen kontinuierlich weitere hinzu. Über die positive Resonanz freut sich BDÜ-Präsident André Lindemann. Man wolle mit der Datenbank „einen kleinen Beitrag zur Völkerverständigung leisten", sagt Lindemann. Neben teilweise exotischen Sprachen wie Suaheli, Twi oder Kikuyu ist der Gruß auch für Kulturen vorhanden, die Weihnachten gar nicht feiern.

Was Weihnachten ist, wird dann „umschrieben", erklärt BDÜ-Sprecherin Birgit Golms. Auch der Weihnachtsgruß in deutscher Gebärdensprache fehlt nicht. Im Video dazu zeichnet Gebärden-Dolmetscher Daniel Meixner die Konturen eines Tannenbaumes mit seinen Händen nach.

Der Deutsche-Gehörlosen-Bund „begrüßt, dass bei der Weihnachts-Datenbank auch die Gebärdensprache aufgenommen wurde“. Seit Jahren setzt sich der Verband für die bessere Teilhabe Gehörloser am Leben ein und leistet aktiv Aufklärungsarbeit.

Absolut tabu in der Weihnachtspost seien Werbung, Gutscheine oder Rabattaktionen, findet die PR-Beraterin Uta Botoevics: „Herzliche Grüße und ein freundliches Dankeschön sind die beste Werbung für ein Unternehmen.“ Will man Kosten sparen, ist auch der Versand per Mail ein Weg. Dann aber bitte nicht als normalen Text, sondern gerne etwas aufgehübscht mit Bildern und einer eingescannten Unterschrift.

Niemanden zu vergessen, hat indes oberste Priorität. Nichts können Kunden oder Mitarbeiter übler nehmen, als bei der Weihnachtspost außen vor gelassen zu werden. Also: Halten Sie Ihren Mail-Verteiler vollständig und versenden Sie lieber einen Gruß mehr als einen zu wenig.

Auf zu viele und aufdringliche Effekte wie Musik, animierte Bilder oder kitschige Elche und Herzchen sollte im Interesse der Kunden verzichtet werden. Frei nach dem Motto: Weniger ist mehr!

„Außerdem sollten Sie etwas zu erzählen haben. Denn nur die Anrede und ein 'Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch' wirkt lieblos“, sagt Boroevics. Bei jüngeren Kunden könnte man auch auf englische Varianten wie „Merry X-Mas“ zurückgreifen, sagt Michaela Rung-Kraus von der Agentur Wort & Text.

Egal ob auf Deutsch, Englisch oder Suaheli – das Wichtigste ist das Timing. Idealerweise sollte die Grußkarte zehn bis 14 Tage vor dem Fest beim Empfänger eintreffen. Ist es schon zu spät, besteht immer noch die Möglichkeit, auf einen Neujahrsgruß auszuweichen oder die Weihnachtspost per Mail zu verschicken.