So bauen Sie einen gut gepflegten Presseverteiler auf

Eine der Kernaufgaben der PR besteht darin, einen qualitativ hochwertigen Presseverteiler aus Redaktions- und Journalistenkontakten für Ihre Pressemitteilungen zu erstellen. Ihr Ziel ist es, Mitteilungen mit Informationen zum Unternehmen, zu Produkten, Angeboten oder neuen Entwicklungen und Ereignissen über den Presseverteiler weitreichend in der Öffentlichkeit zu verbreiten. Neben der direkten Ansprache von Journalisten und Redakteuren, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Pressemitteilungen im Internet selber zu veröffentlichen. Kostenlose Presseportale bieten Ihnen einen Online-Presseverteiler, den Sie zusätzlich oder alternativ einsetzen können, um eine optimale Sichtbarkeit Ihrer Pressemitteilung zu erreichen.

Wir haben für Sie die wichtigsten 7 Tipps zum Aufbau eines Presseverteilers zusammengefasst:


Presseverteiler aufbauen Tipp 1: Die richtigen Redaktionsadressen finden
Grundlage eines Presseverteilers, sind Adressen von passenden Print- und Online-Redaktionen mit Ansprechpartner. Bei der Zusammenstellung Ihres Presseverteilers haben Sie zwei Möglichkeiten:

Presseverteiler mit Redaktionsadressen kaufen
Durch Eigenrecherche einen individuellen Presseverteiler erstellen

Presseverteiler kaufen
Viele Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit, Redaktionsadressen zu kaufen. So zum Beispiel Zimpel oder Stamm.
Der Vorteil von gekauften Presseverteilern ist, dass Sie mit dem Kauf der Redaktionsadressen eine gute Grundlage für den Aufbau eines Presseverteilers erhalten, den es zu individualisieren gilt. 

Der Nachteil von gekauften Presseverteilern besteht jedoch darin, dass häufig nur der Chefredakteur als Ansprechpartner aufgelistet ist. Auch als E-Mail Adresse wird, wenn überhaupt, nur eine Sammeladresse angegeben, sodass Sie den Verteiler noch überarbeiten müssen. Dies kann beispielsweise durch Internetrecherche geschehen. Viele Unternehmen haben auf ihrer Website eine Presseseite, auf der ein Pressekontakt angegeben ist. Diese manuelle Suche ist natürlich enorm aufwändig.
Presseverteiler erstellen

Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit sich durch Eigenrecherche einen individuellen Presseverteiler zu erstellen. Diese Aufgabe ist zeitintensiv. Um sich den Arbeitsaufwand zu erleichtern, können Sie auf verschiedene Recherchequellen im Internet zurückgreifen:

fachzeitungen.de
die zeitungen.de
genios.de

Durch das Zusammenstellen eines individuellen Presseverteilers, können Sie die richtigen Journalisten und Redakteure direkt adressieren und steigern so die Chance, dass Ihre Pressemitteilung veröffentlicht wird.

Eine gute Alternative zur Veröffentlichung von Pressemitteilungen über Presseverteiler sind Presseportale, über die Sie – oft sogar kostenlos – Ihre Pressemitteilung weitreichend veröffentlichen können. Im Presseportal-Report 2016 haben wir für Sie auf einen Blick die reichweitenstärksten kostenlosen Presseportale im Vergleich zusammengefasst.

Presseverteiler aufbauen Tipp 2: Den richtigen Ansprechpartner für die Redaktionsansprache finden
Achten Sie beim Zusammenstellen des Presseverteilers darauf, den richtigen Ansprechpartner in den Presseverteiler mit aufzunehmen. Beim Chefredakteur kann Ihre Pressemitteilung schnell übersehen werden. Adressieren Sie besser Fachredakteure, die den Nachrichtengehalt Ihrer Pressemitteilung schneller erkennen.

Verschicken Sie Ihre Pressemitteilung nicht an Redakteure, für die das Thema nicht relevant ist. Ein solches Vorgehen führt Sie lediglich auf schnellstem Weg auf die Blacklist der Redaktionen und Sie landen fortan im SPAM-Ordner. Wählen Sie sich Ihre Kontakte gezielt aus.

Doch wie lässt sich der richtige Ansprechpartner finden? Suchen Sie nach Beiträgen, die am besten zu Ihrem Thema passen. Der zuständige Redakteur/Journalist wird dort genannt. Falls nur der Redaktionskürzel angegeben ist, dann finden Sie den zugehörigen Namen zum Kürzel in der Regel im Impressum.
Presseverteiler aufbauen Tipp 3: Die richtige Ansprache formulieren
Ein Redakteur erhält täglich mehr als 100 E-Mails mit Presseinformationen. Davon landen 95 % der Mails ungelesen im Papierkorb. Umso wichtiger ist es, den Redakteur binnen wenigen Sekunden zu begeistern.

Formulieren Sie eine kurze und knackige Headline für Ihre Pressemitteilung, denn die entscheidet, ob der Redakteur die Mail überhaupt öffnet. Bedenken Sie, dass mehr als 60-65 Zeichen von den meisten E-Mail-Programmen nicht angezeigt werden.

Im Mitteilungstext sollten Sie die Kernaussage der Pressemitteilung anteasern, um die Neugierde des Redakteurs zu wecken. In einer Pressemitteilung gehört die wichtigste Aussage nach oben.

Presseverteiler aufbauen Tipp 4: Stellen Sie Ihre Pressemitteilung in verschiedenen Formaten zur Verfügung
Der Versand von Pressemitteilungen als Anhang ist nicht immer eine optimale Möglichkeit für die Redaktionen. Häufig werden E-Mails mit Anhängen von Firewalls und Spam Filtern sofort herausgefiltert. Wenn Sie zum Beispiel Pressebilder versenden, steigt die Gefahr, dass der Anhang bereits wegen der Größe niemals den Posteingang erreicht. Außerdem ist jeder zusätzliche Schritt, beispielsweise zum Öffnen eines Dateianhangs, eine weitere Hürde, dass Ihre Pressemitteilung nicht gelesen wird.

Stellen Sie dem Redakteur Ihren Pressetext möglichst einfach und schnell zur Verfügung, indem Sie den Text direkt in die E-Mail einfügen. Um dem Redakteur eine formatierte Textvorlage zur Verfügung zu stellen, nutzen Sie am besten einen Link auf das Pressecenter auf Ihrer Homepage und legen die Informationen dort in verschiedenen Formaten ab. So können Sie der Redaktion zusätzliches Bildmaterial, Videos, Checklisten und weitere wichtige Unternehmensinformationen in verschiedenen Formaten zur Verfügung zu stellen.

Presseverteiler aufbauen Tipp 5: Pressemitteilung zur richtigen Zeit versenden
Die Pressemitteilung ist fertig, der Presseverteiler zusammengestellt und die E-Mail ist vorbereitet für den Versand. Jetzt gilt es den richtigen Zeitpunkt zu wählen, um in der Flut der ankommenden E-Mails nicht unterzugehen.

Erfahrungsgemäß sind Dienstag, Mittwoch und Donnerstag gute Versandtermine, weil dann häufig keine festen Meetings in den Redaktionen anstehen und die Redakteure im normalen Arbeitsablauf sind. Bei periodisch erscheinenden Titeln sollten Sie allerdings auch berücksichtigen, wann ein Erscheinungstermin bevorsteht.

Warten Sie aber auch nicht zu lange, damit der Redakteur noch ausreichend Zeit hat, aus Ihrer Pressemitteilung eine Geschichte zu machen und diese im Titel unterzubringen.

Presseverteiler aufbauen Tipp 6: Presseverteiler regelmäßig pflegen
Erfahrungsgemäß herrscht in Redaktionen eine hohe Fluktuation. Redakteure kommen und gehen oder wechseln das Ressort. So veraltet ein Presseverteiler schneller als gedacht. Deswegen ist es wichtig, den Presseverteiler regelmäßig zu überarbeiten und zu aktualisieren.

Doch wie erfahren Sie über den Wechsel in einer Redaktion? In der Regel werden Sie nicht direkt von der Redaktion angeschrieben, sondern finden es auf eigenem Weg heraus. Umso wichtiger ist es deshalb, auf jede Reaktion bei Ihrer Aussendung zu achten. Ob Unzustellbarkeitsmitteilungen, automatische Abwesenheitsmitteilungen oder keine Reaktionen, diese Informationen sind wichtige Hinweise, um Ihren Presseverteiler zu optimieren.

Presseverteiler aufbauen Tipp 7: Nutzen Sie Online Presseverteiler, um Ihre Pressemitteilung zu versenden
Neben der klassischen Redaktionsansprache ist die Online-PR zu einem wichtigen Bestandteil der PR-Arbeit geworden. Um mehr Leser für Ihre Pressemitteilung zu gewinnen, lohnt es sich, eine Online Pressemitteilung über einen Online Presseverteiler zu versenden. Nutzen Sie die Reichweite von Presseportalen, Fach-, Themen- und Nachrichtenportalen, Dokumenten-Netzwerken und Social Media und generieren Sie so eine größere Reichweite für Ihre Mitteilung.

Durch die direkte Selbstveröffentlichung auf Presseportalen lassen sich die Informationen gezielt steuern. Zudem werden die Inhalte auf Grund der Aktualität und Qualität gut in Suchmaschinen wie Google gelistet und indiziert. Deswegen haben sich Presseportale zu einem wichtigen Baustein in der Online-PR etabliert.


Auch langfristig gesehen lässt sich eine Pressemitteilung, die auf einem Presseportal veröffentlicht wurde, besser auffinden, während die Zeitung bereits im Altpapier liegt. Versenden Sie noch heute Ihre Pressemitteilung mit einem Online-Presseverteiler mit nur einem Klick an viele verschiedene Presseportale, Themenportale und News-Dienste. Sie bestimmen wann die Pressemitteilung auf welchem Presseportal veröffentlicht werden soll und sparen so wertvolle Zeit für die eigentliche Pressearbeit.