Wer jetzt als Unternehmer noch nicht begonnen hat, sich über SEPA zu informieren und mit den möglicherweise sehr aufwändigen Umstellungsmaßnahmen begonnen hat, riskiert massive Liquiditäts-Schwierigkeiten.

 

Sind Sie ein vorbildlicher und risikobewusster

Unternehmer? Mitarbeiter im Rechnungswesen? Kassenwart in einem Verein? Kämmerer oder in einer Kommune für Finanzfragen verantwortlicher Mitarbeiter?

Dann läuft für Sie der Countdown bis zum 1. Februar 2014 ab sofort immer schneller. Denn dieser Tag ist SEPA-Tag.

Warum SEPA Sie betrifft
Zum 1. Februar 2014 wird der europäische Zahlungsverkehr komplett auf das einheitliche SEPA-Verfahren umgestellt.

Dies betrifft alle Unternehmen, Vereine, Kommunen und viele Behörden. Insbesondere diejenigen, die intensiv Lastschriften verwenden, haben einen großen Umstellungsaufwand zu bewältigen. Manche Experten und Firmen, die bereits auf SEPA umgestellt haben oder noch mittendrin stecken sagen: Der Aufwand hierfür ist größer als der für die Euro-Umstellung. Bisher zögern die meisten Firmen, dabei muss dieses Projekt bis Februar 2014 definitiv abgeschlossen sein. Wer es nicht rechtzeitig schafft, riskiert

aufwändige Nacharbeiten, Liquiditätsprobleme und einen Reputationsschaden, der möglichweise ihre treusten Kunden und Geschäftspartner verärgert.

 

Eines ist klar: Abwarten ist keine sinnvolle Strategie. Der 1. Februar 2014 ist wie ein Ultimatum zu verstehen. Das deutsche Zahlungsverfahren wird nach und nach abgeschaltet und durch ein einheitliches europäisches ersetzt. Ab diesem Tag sollen Überweisungen und Lastschriften in Euro nur noch im SEPA-Format gültig sein (SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area).

Eine EU-Verordnung sowie das SEPA-Begleitgesetz sind der rechtliche Rahmen hierfür. Die Verordnung verpflichtet alle Banken und andere Zahlungsdienstleister sicherzustellen, dass ihre Kunden Überweisungen und Lastschriften ausschließlich im SEPA-Format einreichen. Für das im Handel sehr beliebte elektronische Lastschriftverfahren und für Verbraucher gilt noch eine Ausnahme bis zum 1. Februar 2016.

 

Wichtig: Die Umstellung auf SEPA ist für den Zahlungsverkehr zwingend. Betroffen sind alle Zahlungen in Euro; für Transfers in anderen Währungen wie Schweizer Franken, US-Dollar und Britisches Pfund können die bisherigen Zahlungsabwicklungsverfahren beibehalten werden.

Es gibt jedoch keinen zeitlichen Aufschub. Am 1. Februar 2014 dürfen Banken Euro-Überweisungen und Euro-Lastschriften nur noch im SEPA-Format weitergeben.

Standard in Europa

Der Zahlungsverkehr wird in Europa vereinheitlicht. SEPA bringt für in- und ausländische Zahlungen in Euro einen Standard. Denn zu den SEPA-Staaten zählen nicht nur alle 28 EU-Staaten und längst nicht nur die Staaten, die den Euro eingeführt haben.

Die SEPA-Teilnehmerstaaten sind: 1. Deutschland 2. Frankreich 3. Österreich 4. Niederlande 5. Belgien 6. Luxemburg 7. Italien 8. Spanien 9. Portugal 10. Griechenland 11. Großbritannien 12. Irland 13. Dänemark 14. Schweden 15. Finnland 16. Tschechien 17. Slowakei 18. Polen 19. Ungarn 20. Bulgarien 21. Rumänien 22. Kroatien 23. Slowenien 24. Estland 25. Lettland 26. Litauen 27. Malta 28. Zypern 29. Norwegen 30. Island 31. Monaco 32. Schweiz 33. Liechtenstein 34. und einige europäische Überseegebiete wie die Kanaren, Französisch-Guayana.

 

Zahlungsverzögerungen werden befürchtet

Für Unternehmen und Vereine wird die Zeit aber immer knapper. Gerade weil so viele Organisationen offensichtlich erst auf den letzten Drücker umstellen wollen, könnten sogar diejenigen Probleme bekommen, die sich rechtzeitig vorbereitet haben. Der Grund: Es ist zu erwarten, dass viele Unternehmen ihre Hausaufgaben bis dahin nicht erledigt haben und es infolgedessen zu Zahlungsverzögerungen und -ausfällen kommen wird.

Einige Stimmen zum Problemfall SEPA PwC-Partner Thomas Schräder zeichnet ein Szenario, dass Firmen mit Liquiditätsproblemen konfrontiert sein werden, für den Fall, wenn „Kunden, die die Anpassung zum Stichtag nicht bewerkstelligt haben, keine Banküberweisungen tätigen können."

Carl-Ludwig Thiele, Vorstand bei der Deutschen Bundesbank, sieht die „Gefahr, dass viele Zahlungen an den Tagen rund um den 1. Februar 2014 nicht abgewickelt werden können". Er befürchtet sogar eine Bugwelle, die dann sukzessive Fall für Fall abgebaut werden müsse, erklärte er Mitte August gegenüber Bloomberg News. Was ihn erschreckt ist, dass bis zum 13. August 2013 nur 712.738 Gläubiger-Identifikationsnummern (ID) vergeben wurden.

 

Praxis-Tipp:

Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist bei der Bundesbank zu beantragen ( www.glaeubiger-id.bundesbank.de). Sie wird von allen Unternehmen und Vereinen benötigt, die ab Februar Lastschriften einziehen möchten. Laut Statistischem Bundesamt gibt es 3,6 Millionen Unternehmen und 580.000 Vereine in Deutschland, von denen vermutlich die meisten eine ID brauchen.

Das ändert sich: IBAN- und BIC-Nutzung ist vorgeschrieben

An IBAN und BIC müssen Sie sich gewöhnen. Sie müssen ab Februar 2014 bei allen in- und ausländischen Überweisungen und Lastschriften in Euro IBAN und BIC verwenden.

 

Was ist IBAN?

Sie ist die international gültige Kontonummer. In Deutschland hat die IBAN 22 Stellen, in anderen Staaten bis zu 31. Sie beinhaltet sowohl die bisherige Kontonummer, die Bankleitzahl, den Ländercode und auch eine zweistellige Prüfziffer, mit deren Hilfe Fehlleitungen vermieden werden sollen. Schließlich überprüfen Banken nicht mehr, ob der Name des Zahlungsempfängers und die angegebene Kontoverbindung zueinander passen.

Was ist BIC?

Dies ist die internationale Bankleitzahl, auch SWIFT-Code genannt. Die standardisierte elfstellige Bankleitzahl BIC ist für nationale Überweisungen nur noch bis zum 1. Februar 2014 erforderlich, ab dem 1. Februar 2016 kann sie auch für ausländische Zahlungen entfallen. Praxis-Tipp: Sowohl die IBAN als auch den BIC ihrer Geschäftspartner finden Sie bereits heute oft auf den Geschäftspapieren oder Rechnungen. Diese Daten sollten Sie bereits jetzt übernehmen. Selbstverständlich können Sie die benötigten Daten auch in einem Anschreiben anfordern. Ein erster großer Umstellungsaufwand ist darin begründet, dass Unternehmen und andere Organisationen IBAN und BIC ihrer Geschäftspartner und Mitarbeiter benötigen. Der Personalabteilung ist zu empfehlen, dass sie mit einer der nächsten Gehaltsabrechnung ihre Angestellten auffordert, IBAN und BIC zu melden. Diese müssen dann in den Stammdaten der Lohnbuchhaltung eingepflegt werden.

Software-Update ist zwingend

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen eine professionelle Software für Ihren Zahlungsverkehr, dann benötigen Sie dringend ein Update. Denn für Ihren Zahlungsverkehr benötigen Sie für die zusätzlichen Datenbankfelder für IBAN und BIC.

Neues Datenformat

Wichtig: Auch das Datenformat ändert sich beim Zahlungsverkehr. Es wird das neue SEPA-Datenformat ISO 20022 XML für beleglose SEPA-Überweisungen genutzt. Dieses weltweit bekannte Datenformat ersetzt das in Deutschland für Überweisungen genutzte DTAUS-Format.

Nur noch 140 Zeichen und keine Umlaute

Die technische Anpassung an das neue SEPA-Format zieht jedoch einige Konsequenzen nach sich:

Zahlungen im XML-Datenformat erzeugen eine bis zu zehnmal höhere Datenmenge als der bisherige Standard. Beim Verwendungszweck sind nur noch 140 statt 378 Zeichen möglich. Umlaute und „ß" müssen vermieden werden.

Außerdem wollen Banken ab Februar keine Zahlungen mehr auf Datenträger oder Papier. Wer als Unternehmer darauf nicht verzichten will, muss - falls es überhaupt möglich ist - wohl künftig saftige Gebühren dafür berappen. Deshalb könnte eine Umstellung auf Onlinebanking ratsam sein.

Praxis-Tipp

Auf Umlaute und „ß" besser verzichten Bei einer Zahlung etwa an einen Herrn Reuß sollten sie diesen Namen umwandeln in „Reuss", um die Zurückweisung durch das Kreditinstitut zu vermeiden. Nach den SEPA-Regeln sind die spezifischen deutschen Buchstaben „ß" und die Umlaute (ä, ö, ü) nicht mehr erlaubt. Zwar wollen die deutschen Zahlungsdienstleister ab November 2013 auch diese Zeichen unterstützen, doch ob es tatsächlich funktionieren wird, ist derzeit nicht sicher.

Vorteile von SEPA: SEPA ist ein Projekt der Europäischen Union

Mit der Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs im europäischen Raum wird der Zahlungsverkehr in der Leitwährung Euro vereinfacht und billiger. Am Anfang steht dem allerdings ein Umstellungsaufwand gegenüber, der je nach Anzahl von Lastschriften und Datenqualität sehr unterschiedlich sein kann.

 

SEPA bringt auch Mittelständlern Vorteile

Auch kleinere Unternehmen müssen sich auf einen mehrmonatigen Prozess einstellen. Doch dieser kann sich langfristig lohnen. Die konkreten Vorteile sind:

SEPA bringt für in- und ausländische Zahlungen in Euro einen Standard in allen 28 EU-Staaten sowie in der Schweiz, Norwegen, Island, Monaco, Liechtenstein und einigen europäischen Überseegebieten wie den Kanaren und Französisch-Guayana. Der Zahlungsverkehr wird in Europa vereinheitlicht. So sollen insbesondere auch kleinere Unternehmen besser davon profitieren, im Ausland einzukaufen bzw. zu verkaufen. Konten im EU-Ausland können aufgelöst werden, weil der komplette Euro-Zahlungsverkehr von einem einzigen Bankkonto abgewickelt werden kann. Dies spart Kontoführungsgebühren. Inlands- und Auslandsüberweisungen in Euro kosten ab Februar 2014 gleich viel. Unternehmen haben einen schnelleren Geldeingang. Innerhalb eines Tages müssen Überweisungen dem Empfänger gutgeschrieben werden. Gleichzeitig kann man sich mit Überweisungen etwas mehr Zeit lassen. Zu beachten ist jedoch, dass längere Vorlauf- und Bearbeitungszeiten einzuplanen sind. Der gewonnene Zeitvorteil lädt pünktliche Zahler zu einer stärkeren Skontonutzung ein. Für Überweisungen entfällt die Betragsgrenze. Für Auslandszahlungen über 12.500 Euro gilt jedoch wie bisher eine Meldepflicht bei der Bundesbank (Vordruck Z4 ist abzugeben). Das gilt auch für erhaltene Zahlungen Deutscher aus dem Ausland. Als weitere Chance sollten Unternehmen erkennen, dass die Analyse und Überarbeitung der Stammdaten und die Migration der IT-Systeme dazu führt, dass man am Ende eine aktuelle, funktionierende Datenstruktur hat.

 

Vorteile für Konsumenten

Auch Verbraucher können von SEPA profitieren. Sie können ihrer Bank folgende Aufträge erteilen:

Lastschrifteinzüge auf einen bestimmten Betrag, eine bestimmte Dauer oder beides zu begrenzen ein Zahlungskonto für Lastschriften zu blockieren Lastschriften ausgewählter Empfänger zuzulassen oder auszuschließen Eine SEPA-Basislastschrift kann ohne Angaben von Gründen innerhalb von acht Wochen nach der Buchung rückgängig gemacht werden. Bei einer Abbuchung, bei der kein gültiges Mandat vorliegt, kann dieser noch nach 13 Monaten widersprochen werden. Dies gilt generell für alle SEPA-Lastschriften. Zudem können sie noch bis Februar 2016 Kontonummer und Bankleitzahl weiternutzen.

SEPA-Überweisung

SEPA-Überweisungen ziehen überschaubare Folgen nach sich

Es gibt viele Änderungen durch das SEPA-Format. Am wenigsten noch bei Überweisungen. Ab Februar 2014 müssen bei innerdeutschen Zahlungen die IBAN und bei Auslandsüberweisungen IBAN und BIC verwendet werden. Die SEPA-Überweisung wird auch SEPA-Credit-Transfer genannt.

Wer nicht selbst die Kontennummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC umrechnen will, der kann die von Banken angebotenen Konverter in Anspruch nehmen. Die automatische Umstellung der Kontoinformationen ist jedoch fehleranfällig. Gegebenenfalls sind falsche Daten gespeichert oder manche Kunden sind sogar tot.

Im Idealfall nutzt das Rechnungswesen die SEPA-Umstellung, um diese Informationen manuell zu kontrollieren und zu aktualisieren. Dies ist zwar sehr aufwändig, doch eine einmalige Überarbeitung der Stammdaten kann zielführend sein, weil Fehler ausgemerzt werden.

Liegen IBAN und BIC von Zahlungsempfängern nicht bereits durch Rechnungen vor, dann könnten diese durch ein Anschreiben aktiv erfragt werden. Auf den eigenen Geschäftspapieren, Formularandrucken und ggf. auf der Homepage sind IBAN und BIC baldmöglichst aufzunehmen.

Bis Ende Januar 2014 sollten sinnvollerweise auch noch Kontonummer und Bankleitzahl auf den Formularen stehen bleiben, danach sind sie entbehrlich.

SEPA-Eillastschrift (COR1)

Ab November 2013 will die deutsche Kreditwirtschaft eine schnellere Variante der SEPA-Basislastschrift einführen: die SEPA-Eillastschrift. Diese wird auch COR1 genannt, weil die Vorlauffrist auf einen Tag verkürzt werden kann. Das heißt, es genügt einen Tag vorher diese Lastschrift bei der Bank einzureichen. Bei der herkömmlichen SEPA-Basislastschrift beträgt diese fünf Tage bei der Ersteinreichung und zwei Tage bei Folgeaufträgen.

COR1 betrifft allein die Beziehung zwischen dem Zahlungsempfänger und seiner Bank, nicht jedoch den Zahlungspflichtigen. Dieser muss nicht einmal über die Eillastschrift informiert werden. Allerdings muss der Zahlungsempfänger mit seiner Bank darüber eine Vereinbarung treffen. Nicht alle Banken werden die SEPA-Eillastschrift anbieten. Informieren Sie sich daher bei Ihrer Bank.

Praxis-Tipp:

Die SEPA-Eillastschrift ist besonders vorteilhaft für Online- und Versandhändler. Das SEPA-Basismandat kann für Bezahlungen im Internet genutzt werden und der Händler kommt schneller an den Verkaufspreis. Es genügen 24 Stunden, um eine Erstlastschrift vor deren Fälligkeit bei der Bank einzureichen. Andernfalls wären es fast sechs Tage.

Wichtig:

Beachten Sie aber den Buchungsschluss Ihrer Bank. Wenn diese für den Bankarbeitstag zum Beispiel 12.00 Uhr vorsieht, dann muss bis zu dieser Uhrzeit die Lastschrift spätestens eingereicht sein.

SEPA-Lastschrift: Unterschiede zwischen SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift

Die bisherigen Einzugsermächtigungen/Abbuchungsaufträge werden künftig durch die SEPA-Lastschrift ersetzt. Diese funktioniert nach ganz neuen Spielregeln und sorgt daher bei der SEPA-Umstellung für einen deutlichen Mehraufwand. Schließlich wird die Lastschrift insbesondere im deutschen Geschäftsverkehr sehr häufig eingesetzt.

 

Wichtig: Die vorhandenen Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge werden ab dem 1. Februar 2014 ungültig.

 

Deutlich zu unterscheiden ist zwischen

 1. der SEPA-Basislastschrift, die mit der Einzugsermächtigung vergleichbar ist. Diese ist für Zahlungen im B2C-Bereich, also zwischen Unternehmen und Privatkunden vorgesehen. Sie kann auch zwischen Firmenkunden vereinbart werden, doch davon ist im Einzelfall zuweilen abzuraten. Denn hier kann die Einreichung bis einen Tag vor Fälligkeit zurückgezogen werden. Insbesondere bei eher säumigen Zahlern ist Vorsicht geboten, denn eine Lastschrift kann grundlos innerhalb von acht Wochen zurückgebucht werden. Bereits schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen können bestehen bleiben.

 

2. der SEPA-Firmenlastschrift, die für den Zahlungsverkehr im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen prädestiniert ist und ist dementsprechend nur für Firmenkonten verwendbar. Diese ersetzt den Lastschriftabbuchungsauftrag. Eine Rückbuchung durch den Bezahler ist nicht möglich. Allerdings ist die Bank verpflichtet, zu kontrollieren, ob die Lastschrift rechtmäßig ist. Der Schuldner muss dem Zahlungsempfänger ein Mandat erteilen. Zu diesem Zweck muss der Bank eine Kopie des unterschriebenen Mandatstextes vorliegen. Ein Widerspruch ist bis zum Tag vor der Abbuchung gestattet.

Für alle SEPA-Lastschriften gelten aufgrund der sogenannten Pre-Notification (eine Vorabankündigung des Zahlungsauftrags) neue Einreichungsfristen. Im Ergebnis führt dies dazu, dass eine bessere Planbarkeit des Geldein- und -ausgangs gegeben ist. Doch der Zahlungspflichtige muss in vielen Fällen die Liquidität bereits zu einem früheren Zeitpunkt sicherstellen, damit die Zahlung beim Empfänger tatsächlich rechtzeitig ankommt.

Massiver Mehraufwand durch SEPA-Lastschriften

Der Lastschrifteinzug erfolgt in mehreren Stufen und setzt Einiges voraus:

Gläubiger-Identifikationsnummer: Um am SEPA-Lastschriftenverfahren teilnehmen zu können ist diese erforderlich. Beantragt werden muss diese einmalig bei der Deutschen Bundesbank. Inkassovereinbarung: Das Unternehmen/der Verein muss zusätzlich zum bestehenden Kontovertrag mit der Bank einen einmaligen Inkassovertrag abschließen. Beleglos: Lastschriften müssen im Rahmen des Onlinebanking oder als Datei eingereicht werden. Banken könnten zwar auf Datenträgern vorgelegte Dateien auch weiterhin bearbeiten, werden diese aber mit Sicherheit bepreisen. Eine Mischung von Basis- und Firmenlastschriften mit unterschiedlichen Zahlungsterminen in einer Datei ist unzulässig.

SEPA-Lastschriftmandat: Von jedem Kunden/Vereinsmitglied, dessen Konto per Lastschrift belastet werden soll, ist ein Lastschriftmandat einzuholen. Eine Kopie des Mandats ist dem Zahlungspflichtigen zu übermitteln. SEPA-Firmenlastschrift erfordert Kopie des Mandats bei eigener Bank: Weil Banken bei Lastschriften zwischen zwei Unternehmen im SEPA-Firmenlastschriftverfahren zur Kontrolle verpflichtet sind, ob eine signierte Mandatsbestätigung vorliegt, muss bei der eigenen Bank eine weitere Kopie des Mandats vorgelegt werden.

Pre-Notification: Der Zahlungspflichtige muss neuerdings schriftlich darüber informiert werden, an welchem Termin die Zahlung fällig ist. Spätestens 14 Tage im Voraus müssen Datum und Betrag unter Nennung der Gläubiger-Identifikationsnummer und einer individuellen Mandatsreferenz (z. B. Rechnungs- oder Kundennummer) bekannt gemacht werden. Eine kürzere Frist kann vereinbart werden, muss jedoch mindestens einen Tag vor der Fälligkeit betragen. Diese Information muss nachweisbar an den Zahlungspflichtigen gesendet worden sein.

 

Praxis-Tipp: Hinweis auf Rechnung genügt

Die Vorabankündigung kann in unterschiedlicher Form erbracht werden, beispielsweise: 1. per Schreiben 2. als Information auf der Rechnung 3. Hinweis im Vertrag, wenn das Fälligkeitsdatum bereits feststeht (z. B. immer am Ersten des Monats) 4. oder in Form eines Bescheids einer Behörde bzw. eines Vereins.

SEPA-Basislastschrift (CORE)

Im Geschäft mit Verbrauchern gelten andere Fristen als zwischen Unternehmen. Für SEPA-Basislastschriften gilt für Erst- bzw. Einmallastschriften, dass diese spätestens fünf Banktage vor Fälligkeit der Bank des Kreditors vorliegen müssen. Auf zwei Banktage verkürzt sich die Frist für Folgelastschriften. Der Verbraucher kann die Einreichung bis einen Tag vor Fälligkeit zurückziehen.

 

SEPA-Firmenlastschrift

Zwei Banktage beträgt die Frist bei der SEPA-Firmenlastschrift. Allerdings hängt dies im Einzelfall davon ab, zu welcher Uhrzeit die Lastschrift eingereicht wurde und wie jede einzelne Geschäftsbank die Fristen regelt. So gibt es Zahlungsdienstleister, die eine Einreichungsfrist von bis zu sechs Tagen verlangen, um eine fristgerechte Zahlung zu garantieren.

Ab November 2013 stellen manche Banken die sogenannte COR1-Lastschrift für nationale Zahlungen zur Verfügung, das heißt die Vorlagefristen für Erst- und Folgelastschriften kann bei einer entsprechenden Kennzeichnung mit COR1 auf einen Tag verkürzt werden. Genutzt werden kann diese, wenn sowohl die Bank des Kreditors als auch des Debitors dies unterstützt. Um nicht in Verzug zu geraten ist zu empfehlen, diese zwei Tage vor der Fälligkeit einzureichen.

Projekt SEPA-Umstellung: Welche Abteilungen betrifft das Projekt SEPA-Umstellung?

Von der Umstellung am intensivsten betroffen ist das Rechnungswesen. Es bietet sich daher an, den Projektleiter aus diesem Bereich zu bestimmen. Dieser muss dann auch die Schnittstellen zu den anderen Abteilungen herstellen und koordinieren. Der SEPA-Beauftragte sollte einen Zeitplan mit Meilensteinen erstellen. Zu festgelegten Terminen ist ein jeweiliger Projektstand zu definieren. Zu berichten sind diese an den Leiter Rechnungswesen oder die Geschäftsführung. Durch die laufende Kontrolle wird sichergestellt, dass die SEPA-Umstellung möglichst planmäßig voranschreitet bzw. es wird rechtzeitig erkannt, ob und welcher Handlungsbedarf nötig ist. Zu den zahlreichen Aktivitäten gehören beispielsweise folgende:

In der Debitorenbuchhaltung stehen die meisten Aufgaben an. Um SEPA-Mandate nutzen zu können muss bei der Bundesbank online eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragt werden. Zudem muss eine Inkassovereinbarung mit der Bank abgeschlossen werden. Wegen der neuen Einreichungsfristen und dem dreijährigen Verfallsdatum der Mandate sind eine Mandatsverwaltung aufzubauen und Abläufe anzupassen. Die bestehenden Einzugsermächtigungen müssen in neue SEPA-Mandate überführt werden. Für Neukunden können ggf. Kombimandate genutzt werden. Die Vorankündigungspflichten sind zu berücksichtigen, indem diese Information z. B. auf die Rechnung gedruckt oder in Verträgen aufgenommen werden. Die Vorgaben zur Einreichung bei der Bank sind zu erfüllen, indem die vorgeschriebenen Mandatstexte benutzt werden. Zudem sollten Vorkehrungen für Rückbuchungen getroffen werden.

In der Kreditorenbuchhaltung sind die Bankinformationen der Zahlungsempfänger (Lieferanten, Dienstleister, Finanzamt, Krankenkassen etc.) umzustellen: IBAN, BIC, keine Umlaute, ggf. kürzere Texte. Deren Kontoinformationen müssen spätestens bis Anfang Februar 2014 umgestellt sein, weil neue Informationen zur Identifikation des Kontoinhabers benötigt werden. Wenn Lieferanten oder Dienstleister z. B. in ihren Rechnungen IBAN oder BIC mitteilen, sind diese datentechnisch aufzunehmen. Generell muss jedoch der Zahlungsempfänger aktiv werden, schließlich muss dieser von Ihnen ein SEPA-Mandat einholen. Auf entsprechende Informationen von Kunden und Dienstleistern sollten Sie selbstverständlich reagieren.

Der IT-Bereich muss sich um Software-Updates kümmern. Im Buchhaltungsprogramm sind u.a. die neuen Datenfelder für IBAN und BIC, der auf 140 Zeichen verkürzte Verwendungszweck, das XML-Datenformat, der Verzicht auf Umlaute und „ß" zu berücksichtigen. Auch die neuen Fristen bei den Abläufen im Zahlungsverkehr sowie die Mandatsverwaltung sind Aufgaben für Datenexperten, die im Zusammenspiel mit dem Rechnungswesen auch Prozesse verändern müssen.

Die Rechtsabteilung sollte sich um eine Aktualisierung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) kümmern, weil darin oft die Bezahlung per Lastschriftverfahren und dazugehörige Fristen geregelt sind.

Das Marketing kümmert sich um den Neudruck von Geschäftspapieren und Formularen, die IBAN und BIC und ggf. weitere Kontoinformationen und Zahlungsbedingungen beinhalten. Es könnte auch eine Aktualisierung auf der Homepage erforderlich sein. Eventuell sind auch der Kundenservice und der Vertrieb zu schulen.

Die Personalabteilung benötigt für die Gehalts- und Reisekostenabrechnung die neuen Kontoinformationen der gesamten Belegschaft, die einzuholen sind.

Weil SEPA ein bereichsübergreifendes Thema ist sollte ein Projektteam unter Leitung eines Rechnungswesensspezialisten installiert werden. Und dieses Projekt muss - falls bislang nicht geschehen - jetzt schleunigst angegangen werden, um es bis Ende Januar 2014 erfolgreich abschließen zu können. Denn der 1. Februar 2014 ist der Tag X, an dem die neue SEPA-Wirklichkeit eintreten wird. Um keine böse Überraschung zu erleben, sollten schon vorher mit der Bank Testläufe und parallele SEPA-Buchungen durchgeführt werden.

Noch ist ein Desaster mit Zahlungsschwierigkeiten vermeidbar - zumindest von Ihrer Seite aus. Es bleibt dann immer noch die Unbekannte, wie weit Ihre Geschäftspartner mit der SEPA-Umstellung sind. Viele Experten rechnen mit einem holprigen Start, dann könnten selbst die eifrigsten SEPA-Umsteller unter Liquiditätsproblemen leiden. Je mehr Unternehmen rechtzeitig SEPA-fit sind umso geringer werden die Schwierigkeiten sein.