Der elektronische Handel hat sich längst etabliert. Mit dem Boom der vergangenen Jahre erleben aber auch vermehrt Mittelständler:innen, dass die Prozesse dahinter über den Kopf zu wachsen drohen. Abhilfe verspricht hier ein ERP-System. Doch wie findet man das passende?
Die Lagerhaltung im Blick behalten, den Bestellungsstatus auf der Website checken. Finanzströme nicht versiegen, aber auch keine unnötige Liquidität unverzinst auf Firmenkonten schlummern lassen. Den Personalstamm in Zeiten des Fachkräftemangels oder längerer Krankheitswellen realistisch planen. Es gibt - neben den allgemeinen Marktherausforderungen - sehr viele Aufgaben, die Entscheider:innen besonders im Online-Handel dauerhaft im Blick behalten müssen. Angesichts der Themenvielfalt geraten sie manchmal aus dem Blickfeld, doch ein gutes ERP-System verspricht die nahtlose und effiziente Steuerung von Unternehmensprozessen auf einer Plattform und sorgt so für einen geordneten Ablauf.
Was ist ein ERP-System?
Ein Enterprise-Ressource-Planning-Systems, kurz ERP, ist eine integrierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen effizient zu verwalten und ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit zu optimieren. Durch die Integration aller wichtigen Prozesse (z.B. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lagerhaltung, Verkauf, Produktion und Logistik) in einem System entfällt die aufwändige Abstimmung zwischen verschiedenen Anwendungen, was die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erleichtert. Zentrale Datenhaltung und automatisierte Prozesse erhöhen die Effizienz und Genauigkeit der Unternehmenssteuerung. Unternehmen können so ihre Wertschöpfung steigern und schneller auf Veränderungen reagieren.
Das sind die konkreten Vorteile eines ERP-Systems
Stellen wir uns folgende Ausgangssituation vor: Ein Unternehmen, das ein ERP-System einsetzt, kann der Vertrieb direkt vor Angebotsabgabe prüfen, ob ein Kunde noch offene Rechnungen zu begleichen hat. Durch die nahtlose Integration des ERP-Systems stehen alle relevanten Finanzdaten sofort zur Verfügung. In Unternehmen, die keine ERP-Lösung einsetzen, müssen die Vertriebsmitarbeiter:innen den Zahlungsstatus der Kund:innen zunächst manuell in verschiedenen Systemen recherchieren. Dieser zeitaufwändige Prozess kann zu Verzögerungen bei der Angebotserstellung führen und im schlimmsten Fall potenzielle Kund:innen abschrecken. Im hart umkämpften Online-Handel können solche Verzögerungen und Unannehmlichkeiten darüber beeinflussen, ob eine Kund:in in Zukunft wieder bei diesem Unternehmen einkauft oder sich für einen Wettbewerber entschließt.
Die folgenden Unternehmensbereiche werden in der Regel durch ERP-Systeme abgebildet: Finanzbuchhaltung, Supply Chain Management mit Einkauf, Lagerhaltung und Vertrieb sowie die Bereiche Produktion und Logistik. Häufig sind auch die Bereiche Service und Wartung, Projektmanagement und Customer-Relationship-Management (CRM) in das Gesamtsystem integriert.
Dank der Cloud-Technologie werden auch für kleinere Firmen leistungsstarke ERP-Produkte immer erschwinglicher. „Früher waren die ERP-Systeme für Firmen mit weniger als 20 Arbeitsplätzen unerschwinglich. Durch die Cloud-Angebote ist ein professionelles ERP-System heute schon ab zehn Mitarbeiter:innen für eine Firma sinnvoll. Was kleinere Firmen aber oft unterschätzen, ist, dass ein ERP-System erfordert, dass man sich zum Beispiel im Bereich der Buchhaltung schon etwas besser auskennen muss“, sagt Michael Zettl, Vorstand der Digitalagentur dc AG. Er ist ausgewiesener ERP-Experte und hat in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Mittelständler:innen bei der Auswahl des richtigen Systems beraten und bei der Einführung des ERP-Systems unterstützt.
Entscheidungskriterien bei der Auswahl eines ERP-Systems
Bei der Auswahl eines ERP-Systems sind, einige wichtige Aspekte zu beachten. Die Software sollte einfach zu bedienen sein und sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lassen. Die Auswertung von Kennzahlen ist entscheidend, denn wie heißt es so schön: "If you can't measure it, you can't manage it", betont Michael Zettl von der dc AG.
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, zwischen einer umfassenden ERP-Lösung mit vielen Funktionen, aber möglicherweise weniger Branchenspezialisierung und einem auf die Branche spezialisierten Nischenanbieter zu wählen. Eine sorgfältige Abwägung der individuellen Anforderungen und Bedürfnisse ist dabei entscheidend. Michael Zettl erklärt dahingehend, dass der Generalist viele Module und Schnittstellen bietet, aber zusätzliche Anpassungen für spezifische Anforderungen erfordert.
Die Integration aller wichtigen Prozesse in einem ERP-System erleichtert die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Die Frage, ob ein Standardprodukt oder eine maßgeschneiderte Software bevorzugt wird, ist entscheidend und die Fit-Gap-Analyse hilft zu beurteilen, ob das ERP-System die Anforderungen zu einem erschwinglichen Preis und innerhalb einer akzeptablen Einführungszeit, eventuell mit Anpassungen, erfüllen kann.
Letztlich sollte das gewählte ERP-System zur Vision des Unternehmens passen und eine effiziente Steuerung der Unternehmensprozesse ermöglichen.

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