Auslagerung des IT-Endgerätemanagements: Wie Berater Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber begleiten

Wenn Unternehmen Dienstleister für Outsourcing-Projekte suchen, ziehen sie immer häufiger Beratungsunternehmen hinzu. Auch öffentliche Auftraggeber betreten mit solchen Vorhaben heikles Terrain, denn ihre Ausschreibungen müssen besondere Kriterien erfüllen. Aktuell lagert das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) sein Endgerätemanagement aus und hat sich für diese EU-weite Ausschreibung kompetente Hilfe geholt. Dass sich dieser Schritt gelohnt hat, zeichnet sich schon jetzt ab.


Rund 3.500 feste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an den Standorten Sendezentrum Mainz, Hauptstadtstudio Berlin sowie in 16 Inland- und 18 Auslandstudios für das Programm des ZDF tätig. Hinzu kommen rund 1.900 Vollzeit-Äquivalente, die sich auf circa 4.500 freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufteilen. Wurde früher die Ausstattung eines Arbeitsplatzes gekauft, setzt man heute auf Leasing oder Miete der Geräte. Dies dient nicht nur der Kostensenkung, sondern ermöglicht es auch, die Arbeitsplätze im agilen Medienumfeld auf dem neuesten Stand der Technik zu halten. Daher sieht man sich auch beim ZDF mehr und mehr mit Auslagerungsvorhaben konfrontiert. Als erstes größeres Projekt wurde die Auslagerung des IT-Endgerätemanagements ins Auge gefasst.

Die gesamte IT-Arbeitsplatzausstattung – also PC, Bildschirm, Drucker, Laptop, Tablet, Smartphone – alles, was zum IT-Arbeitsplatz dazugehört soll künftig nicht mehr gekauft, sondern mit den dazugehörigen Service- und Supportleistungen angemietet werden. Das betrifft ca. 8.000 Arbeitsplätze weltweit mit Schwerpunkt Deutschland. Im Ausland geht es nur um die Hardwarebereitstellung, der Service wird dort weiterhin durch ZDF-Mitarbeiter geleistet.

 

Kompetente Begleitung für öffentliche Ausschreibung gesucht

Intern gab es also bereits eine Vorstellung, welche Leistungen nach außen vergeben werden sollten. Doch wollte man für das Erstellen des Leistungszuschnitts und der Ausschreibungsunterlagen einen kompetenten Beratungspartner ins Boot holen. Nach einer internen Vorbereitungszeit von etwa eineinhalb Jahren wurde daher in einem ersten Schritt diese Beratungsdienstleistung ausgeschrieben. Als öffentlicher Auftraggeber muss das ZDF alle Projekte ab einer Größenordnung von rund 200.000 Euro EU-weit ausschreiben. Dies kann also nicht nur das eigentliche Projekt betreffen, sondern auch die Beratungsdienstleistung zur Vorbereitung des Projekts.

So wurde im Herbst 2016 in einer ersten öffentlichen Ausschreibung der Berater für die Umsetzung der eigentlichen Ausschreibung gesucht. Dafür hatten die Projektverantwortlichen beim ZDF im Vorfeld verschiedene Auswahlkriterien definiert. Besonders drei Aspekte waren wichtig: Die Erfahrung der Berater mit öffentlichen Auftraggebern und Ausschreibungen, ihre Kenntnisse des Marktes und ihre Vorlagendokumente für das Formulieren der Leistungsbeschreibung und das Erstellen des Leistungsverzeichnisses.

 

Berater als Vermittler zwischen den Unternehmensebenen

Das Leistungsverzeichnis bildet die Basis für das Vertragswerk. Deshalb war es den Verantwortlichen beim ZDF immens wichtig, sich kompetente Hilfe zu holen. Die Berater sollten ihnen bei der Klärung folgender Fragen helfen: Wie ist der Leistungszuschnitt im Markt üblich? Was kann der Markt und was machen wir besser selber? Was ist teuer am Markt und was bekommt man günstig und gut? Was können Dienstleister gut oder nicht so gut?

Zudem war ihre Expertise bei der Formulierung der Leistungsbeschreibung gefragt. Der Schwerpunkt lag hier ganz klar auf dem fachtechnischen Teil. Auf Basis des Leistungsverzeichnisses gibt der Bieter sein Angebot ab. Daher sollten die Berater Erfahrung mit dem Vertragswerk haben und wissen, was bei Ausschreibungen dieser Art üblicherweise vereinbart wird. Eine juristische Beratung zur Gestaltung des Vertragswerkes einzukaufen war an dieser Stelle nicht nötig, denn das ZDF verfügt über entsprechend qualifizierte und erfahrene Juristen.

Im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens zur Evaluierung eines geeigneten Beraters wurden Bietergespräche geführt. Dabei hat Gebhardt Sourcing Solutions, ein IT-Beratungsunternehmen aus Stuttgart, das seit vielen Jahren unterschiedlichste Firmen bei ihren IT-Outsourcing-Vorhaben begleitet, in Sachen Qualität überzeugt. »Es ist immer die Herausforderung, das wirtschaftlichste Angebot zu finden«, erklärt Claudia Schepp, Projektkoordinatorin beim ZDF, das Auswahlverfahren. »Es hängt zwar nicht zu 100 % am Preis, aber dieser spielt durchaus eine erhebliche Rolle. Gleichzeitig muss bei einem solchen Auswahlverfahren immer der Qualitätsaspekt mit einfließen.«

 

Strukturiert zur perfekten öffentlichen Ausschreibung

Anfang November 2016 begann die Zusammenarbeit mit Gebhardt Sourcing Solutions. Im ZDF laufen alle Fäden bei Claudia Schepp zusammen, die als Koordinatorin die Schnittstellenfunktion für das Projekt innehat. Ihr sind zwei Berater von Gebhardt fest zugewiesen. Am Anfang arbeitete man etwas intensiver mit Workshops und sammelte Informationen, um alle Beteiligten mit ihren verschiedenen Themenstellungen ins Boot zu holen. So erarbeitete man sich eine gemeinsame Basis und die Berater konnten sich ein Bild machen.

Danach entwickelten die Berater einen ersten Entwurf der Ausschreibungsdokumente. Diese wurden in der Folge immer weiter verfeinert. Für die Revision der Dokumente und das Verfeinern beziehungsweise Perfektionieren reichten danach noch zwei bis drei Treffen aus. Bis Mitte März wurden alle Ausschreibungsunterlagen definiert, zusammengestellt und finalisiert. Vieles wurde per E-Mail und Telefon besprochen und geklärt. Dabei waren die Berater immer sehr flexibel und gut erreichbar mit schnellen, zuverlässigen Rückmeldungen, wie Claudia Schepp erklärt. »Wir hätten es ohne Berater wohl nicht hinbekommen, weil uns die Struktur und die Erfahrung in der Herangehensweise gefehlt hat«, fügt sie hinzu.

Die Berater haben eine standardisierte Vorgehensweise mit einem Rahmen an Dokumenten, mit dem das ZDF gut arbeiten konnte. Dies hat nicht nur für eine Zeitersparnis gesorgt, sondern das Projekt überhaupt erst realisierbar gemacht. Die Vorstellungen des ZDF wurden durch die Arbeit der Firma Gebhardt greifbar gemacht. Sie haben der Vielzahl an Leistungen, die vergeben werden sollten, die nötige Struktur gegeben, um zum Beispiel klare Schnittstellen zum Outsourcer herstellen zu können. Bei der Definition des Leistungsumfangs diese Strukturen über die verschiedenen Ebenen der Gesprächspartner hinweg zu schaffen, ist nicht einfach und benötigt Erfahrung.

 

Beratung bis zur Auswahl des Dienstleisters

Beim ZDF ist man sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Gebhardt. Als eine große Stärke sieht Claudia Schepp die Fähigkeit, mit jedem der Beteiligten auf Augenhöhe zu sein. Neben einem sehr guten technischen Wissen, besitzen die Berater auch ein gutes Verständnis für den gesamten Rahmen des Projekts. Das ermöglicht Gebhardt während des gesamten Projektverlaufs das große Ganze stets im Blick zu haben.

Als nächster Schritt findet nun ein Teilnahmewettbewerb statt, um zu ermitteln, welche Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswertung des Wettbewerbs und der eingehenden Angebote nehmen die Berater nach den Kriterien des Vergaberechts vor. Sie prüfen, ob die Unterlagen vollständig sind und alle geforderten Nachweise vorgelegt wurden. Erfüllt der Anbieter die gesamten Anforderungen aus der Ausschreibung oder nur Teile davon? Anhand einer Wertungsmatrix werden für jedes Angebot Punkte vergeben. Dabei spielt der Preis eine wichtige Rolle, aber auch verschiedene Qualitätsaspekte. Diese Kriterien wurden im Vorfeld erarbeitet.

Am Ende »gewinnt« der Anbieter mit der höchsten Punktzahl den Auftrag und darf das IT-Endgerätemanagement für das ZDF übernehmen. Steht das Ergebnis fest, ist die Aufgabe der Gebhardt-Berater erfolgreich erfüllt. Das wird aller Voraussicht nach Ende dieses Jahres der Fall sein.

 



 
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