Universitäten sind Orte und Horte der Bürokratie. Hier, wo Forschung neue Bahnen brechen sollte, wo der Geist frei sein soll - hier sind wir gleichsam gefangen in Prozessen, Abläufen, Freigabeschleifen, Anträgen und Genehmigungen.

Einst liefen diese bürokratischen Entzückungen auf Papier ab: Studierende oder Forschende füllten ein Formular aus, bezeugten mit ihrer Unterschrift die Echtheit ihrer Angaben, und gaben das Formular bei der bearbeitenden Stelle ab. Diese füllte weitere Felder aus, kreuzte an, ob der Antrag angenommen oder zurückgewiesen wird, unterschrieb ihrerseits, und ließ das Formular an den Antragsteller zurück übermitteln.

Im digitalen Zeitalter ist das Erstellen barrierefreier Formulare keine große Herausforderung. Egal, ob es sich um ein PDF- oder ein Webformular handelt. Was im PDF-Format jedoch eine Herausforderung ist: die digitale Unterschrift. In ihrer Umsetzung durch Adobe bezeugt sie nicht nur die Echtheit von Angaben - nein, sie schließt ein Dokument endgültig ab.

In unserem besprochenen Workflow bedeutet das folgendes: Das vom Antragsteller ausgefüllte Formular, das von ihm unterschrieben wurde - egal, ob mit Adobe ID oder mit einer "händischen" digitalen Unterschrift - , kann von der Universitätsstelle nicht mehr im selben Dokument bearbeitet werden. Zur Dokumentierung der Feststellungen, die die bearbeitende Stelle trifft, ist ein separates Dokument notwendig. Hier kann der Sachbearbeiter ausfüllen, ankreuzen und unterschreiben. Dieses Dokument kann an den Antragsteller rückübermittelt werden.

Wir lernen: Beim Digitalisieren von Prozessen müssen diese mitunter verändert werden. Wir müssen umdenken, statt stur auf Arbeitsweisen zu beharren, die etabliert sind.

(Außer es ist SAP. Prozesse an SAP anzupassen ist ein Krampf. Versucht es nicht.)