Um Mitarbeitende und ihre Angehörigen bestmöglich vor dem Coronavirus zu schützen, hat die DB von Mai bis Ende August 2021 an zehn Standorten eigene Impfzentren aufgebaut und betrieben. Rund 200.000 Beschäftigten wurde die Möglichkeit gegeben, sich freiwillig impfen zu lassen. „Die DB wollte damit ein zusätzliches Angebot zu den öffentlichen Impfzentren schaffen", sagt Christine Härtl von DB Fernverkehr, die das DB-Impfzentrum München leitete.

Eines steht fest: Eine Aktion dieser Größenordnung braucht eine Planungshilfe. Zur Terminvergabe und Buchung wurde die Anwendung Small Solutions Eventmanager eingesetzt. Dabei handelt es sich um ein Standardprodukt der DB Systel, mit dem Veranstaltungen vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden können. „Unser Tool ist sehr flexibel, so dass es selbst für die Sonderaktion Impfzentren sehr gut eingesetzt werden konnte", erläutert Louisa Neumann, die Projektleiterin des Small Solutions Eventmanagers. „Letztlich kann sich jeder das Tool individuell zu eigen machen."

Individuell und flexibel

Innerhalb der DB Systel wurde der Eventmanager bereits vor mehreren Jahren von den Small Solutions Teams entwickelt. Das Tool umfasst verschiedene Features, die die marktübliche Eventsoftware nicht bietet. Als Basis dient Oracle Application Express (Oracle APEX). Mit dem Small Solutions Eventmanager lässt sich in wenigen Schritten eine eigene Veranstaltungswebseite mit allen wichtigen Details selbst erstellen. Die Besonderheit dabei ist, dass sämtliche Texte individuell angepasst werden können. Darüber hinaus bietet das Tool ein Teilnehmermanagement mit der Möglichkeit, selbst definierte Kontingente für festgelegte Personenzahlen und Nachrücklisten zu hinterlegen.

Gäste können sich dann direkt zu einem bestimmten Workshop anmelden. Der Eventmanager überwacht automatisch die Auslastung und zeigt die verfügbaren Kapazitäten an. Über personalisierte E-Mails können Veranstalter jederzeit Kontakt zu den Gästen aufnehmen - entweder einzeln oder zu ganzen Gästegruppen.

Das sind genau die Features, die auch bei der Umsetzung der DB-Impfkampagne wichtig waren. „In diesem Ausmaß hatten wir noch keine Veranstaltung durchgeführt", meint Louisa Neumann. „Uns war bei diesem sensiblen Thema von Anfang an der hohe Stellenwert einer absolut zuverlässigen Buchungssoftware bewusst." Beim Einsatz für die Impfkampagne zeigte sich der Vorteil der Anwendung: Da es sich um ein Standardprodukt der DB Systel handelt, war das Tool schnell einsatzbereit.

Herausforderung am ersten Buchungstag

„Wir hatten bei der Veröffentlichung mehrere hundert Nutzer:innen gleichzeitig auf der Seite", erläutert Louisa Neumann. Und wenn zahlreiche Mitarbeitende zeitgleich versuchen, einen Termin zu buchen, kann jedes System an seine Belastungsgrenze stoßen. „Darauf haben wir uns sehr sorgfältig vorbereitet." Für die zehn Impfzentren wurden einzelne Veranstaltungsseiten erstellt. Über eine Landingpage kamen Interessierte auf eine Übersichtsseite und von dort schließlich zu den jeweiligen Registrierungsseiten. „Durch diese Aufsplittung konnten wir den Zugriff steuern und die Aufrufe gut überblicken." Darüber hinaus wurden die einzelnen Registrierungsseiten zeitversetzt veröffentlicht. Mit Erfolg: Der Small Solutions Eventmanager hielt stand, es gab keinerlei Ausfälle. „Wir sind sehr froh, dass wir den Ansturm gemeistert haben. Am Ende waren wir sehr stolz darauf."

Beispielhafte Terminbuchung zum Impftermin im Impfzentrum MünchenEinfache Handhabung

Die Anmeldung zum Impftermin funktionierte in wenigen Schritten: Die Beschäftigten erhielten ein persönliches Anschreiben mit einer TAN, mit der sie sich im Small Solutions Eventmanager für das entsprechende Impfzentrum registrierten und einen Impftermin buchen konnten. Nach erfolgreicher Anmeldung bekamen die Personen per E-Mail die Bestätigung zusammen mit einer Liste der Unterlagen, die sie zum Impftermin mitbringen sollten.

Auch die Mitarbeitenden in den Impfzentren haben vor Ort direkt mit dem Eventmanager gearbeitet. Aus dem Tool wurde eine tägliche Teilnehmerliste für den Empfang generiert. Bei der Anmeldung wurde dann bereits der Termin für die zweite Impfung vergeben und der verwendete Impfstoff hinterlegt. Spannend wurde es, wenn Impflinge kurzfristig einen Termin abgesagt hatten. Dann konnte Kurzentschlossenen ein kurzfristiger Termin angeboten werden, der explizit für solche Fälle im System hinterlegt war. „Es war das erste Mal, dass ich mit dem Eventmanager gearbeitet habe", sagt Christine Härtl. „Ich war immer wieder positiv überrascht, welche Möglichkeiten das Programm bietet, und dass auch Sonderfälle unseres Impfzentrums abgedeckt werden konnten."

Erfolg durch enge Zusammenarbeit

„Am Ende haben sich verteilt auf die unterschiedlichen Impfzentren mehr als 30.000 Beschäftigte registriert, davon haben mehr als 20.000 Mitarbeitende einen Termin gebucht", sagt Louisa Neumann. Ein Projekt dieser Größenordnung gelingt nur durch eine enge, konzernübergreifende Zusammenarbeit mit den verschiedenen Beteiligten in ganz unterschiedlichen Funktionen. Das bestätigt auch Christine Härtl. „Die Zusammenarbeit mit DB Systel hat richtig gut funktioniert. Die pragmatische Unterstützung, die wir bekommen haben, und auch die Lösungen waren jedes Mal zielführend."

Ganz nach dem Motto: Gemeinsam für ein Starkes Miteinander.