Vom Thema "Veranstaltungen" hat Andreas Konkel lange Zeit die Finger gelassen - zu undurchdringlich erschien ihm der über Jahre gewachsene Dschungel bei Diehl. Bis jetzt. Mit Meetago glaubt er nun das geeignete Werkzeug in Händen zu halten, um binnen kürzester Zeit Licht ins Dunkel der Ausgaben zu bringen. Konzernweit.
Herr Konkel, haben Sie eine ungefähre Vorstellung davon, wie viele Veranstaltungen der Diehl-Konzern jährlich durchführt? Nein, keine Ahnung. Das weiß ich ebenso wenig wie die Summe der Kosten. Aber mit meinem Chef habe ich gewettet, dass wir hier um die fünf Millionen Euro pro Jahr ausgeben.
Und seine Antwort? "Niemals!" Also ging ich in die Buchhaltung und bat sie um die Überprüfung entsprechender Rechnungen, um wenigstens zu halbwegs aussagekräftigen Daten zu kommen. Aber das hat zu nichts geführt. Also bat ich die Kollegen in unserer Abteilung Human Ressources, mal zu schauen, was sie an Veranstaltungen durchgeführt hatten.
Und? Das Ergebnis war ein Excel-Sheet so groß wie eine Tapete und die Feststellung, dass wir allein in diesem Bereich auf eine Million Euro kommen. Daraufhin sagte mein Chef, ich solle mich drum kümmern. Aber das war leichter gesagt als getan, denn selbst bei einem ausführlichen Marktscreening fanden wir nichts, was uns happy gemacht hätte - kein einziger Anbieter arbeitete mit Onlineverfügbarkeiten und bei so manchem drehten sich mir die Nägel auf. Also habe ich das Thema erst mal wieder auf sich beruhen lassen. Erst als ein Jahr später eine Kollegin aus der Personalabteilung zu mir kam und sich über unser Teilnehmermanagement und die Teilnehmerverwaltung beklagte, machte ich mich auf die Suche nach einer Lösung wenigstens für dieses Problem. Dabei stießen wir auf ein Unternehmen in Nürnberg, ein klasse Laden. Deren Vorschlag war aber leider viel zu überdimensioniert für uns.
Und das war's dann erst mal wieder? Nicht ganz. Ein paar Tage später war ein Meetago-Mann bei mir und fragte, warum wir eigentlich noch keine Kunden bei ihm seien. Und als wir weitersprachen, stellte sich heraus, dass in der Meetago-MICE-Lösung nicht nur ein Teilnehmermanagement integriert ist, sondern dass dies darüber hinaus auf der Technologie des besagten Nürnberger Unternehmens basiert.
Und damit war die Sache entschieden? Fast. Wir haben gesagt, wir pilotieren jetzt erst einmal unsere wichtigste Veranstaltung - das jährliche Meeting des aus aller Welt anreisenden Gesamtführungskreises in Nürnberg mit 260 Personen -, und wenn das klappt, dann rollen wir Meetago aus.
Ziemlich mutig. Ein wenig Bauchschmerzen habe ich schon gehabt. Doch die gesamte Organisation rund um das Meeting ist wirklich super gelaufen und jetzt wollen die Personalleiter in all unseren Teilkonzernen auch alle Meetago haben. Für sämtliche Weiterbildungen, Schulungen, Seminare, Kongresse ... Kurzum: Wir beginnen jetzt mit dem konzernweiten Rollout, und in sechs Monaten weiß ich dann schon eher, ob ich mit den fünf Millionen richtig liege. Dann haben wir erstmals die volle Transparenz. Meetago hat Sie sicher nicht allein wegen seines Teilnehmermanagements gewonnen oder weil das Tool mit Onlineverfügbarkeiten arbeitet. Was genau hat Sie überzeugt? Ein wenig Bauchschmerzen habe ich schon gehabt. Doch die gesamte Organisation rund um das Meeting ist wirklich super gelaufen und jetzt wollen die Personalleiter in all unseren Teilkonzernen auch alle Meetago haben. Für sämtliche Weiterbildungen, Schulungen, Seminare, Kongresse ... Kurzum: Wir beginnen jetzt mit dem konzernweiten Rollout, und in sechs Monaten weiß ich dann schon eher, ob ich mit den fünf Millionen richtig liege. Dann haben wir erstmals die volle Transparenz.
Bislang haben wir unsere Angebotsergebnisse immer mühsam in einen Excel-Sheet übertragen müssen, um sie überhaupt vergleichen zu können. Aber das hat nie wirklich funktioniert. Selbst wenn einzelne Ketten wie etwa Accor die Angebotserstellung innerhalb der Kette standardisiert haben, kamen immer wieder unterschiedliche Angebote zustande, weil für WLAN hier noch 6,50 Euro extra dazukamen und da noch fünf Euro fürs Wasser et cetera. Von den Angeboten der verschiedenen Individualhotels ganz zu schweigen. Als Einkaufstool erstellt Meetago mir die Angebote dagegen so, wie ich sie haben will, und vor allem so, dass sie vergleichbar sind. Denn im System ist klar definiert, was in der Tagungspauschale drin ist. Überdies, und das ist ja mein Lieblingsthema, laufen die Buchungen auf Basis meiner AGB. Kurzum, Meetago ist meines Erachtens am weitesten und: Es ist anwenderfreundlich. Wir haben jetzt schon begonnen, Anfragen für 2017 an die Hotellerie zu schicken. Aber die quietschen, von wegen: "Jetzt kommt ihr mit noch einem Tool!"
Ist ein weiteres Tool denn so schlimm? Na klar, die Hotellerie hat ja Angst davor, den direkten Kontakt zum Gast zu verlieren, wenn nach der Zimmer- jetzt auch die Tagungsbuchung über ein Portal geht. Darüber hinaus sind die Provisionen immer wieder ein Thema. Aber mal im Ernst: Eine angemessene Provision für die Vermittlung ist doch völlig in Ordnung. Und wenn einzelne Ketten jetzt damit argumentieren, dass sie, wenn wir direkt bei ihnen buchen, die Portalkosten einsparen könnten, dann könnte ich glatt an die Decke gehen. Denn das stimmt doch nicht: Auch ohne Portale haben sie Vertriebskosten. Das heißt, am Ende zahlen wir Corporates die Kosten doch ohnehin.
Eine ganz andere Frage zum Schluss: Können Sie sich auch Instant Booking vorstellen? Abgesehen davon, dass ich erst dachte, es handele sich dabei um eine neue Kaffeesorte: Das ist der absolut richtige Weg. Das wird kommen, und dann wird's megageil.
Wir bedanken uns für dieses Gespräch, Herr Konkel, und hören uns wieder in sechs Monaten.