Ohne diesen fundamentalen Wandel der Kommunikation müsste ich heute noch auf ein Schiff warten, das mir die Aufzeichnung von Katy Perrys Superbowl Halbzeit-Show mitbringt. Geschweige denn, dass ich die Möglichkeit hätte, selbst mit Leuten an unterschiedlichen Orten gemeinsam Inhalte zu erstellen und Projekte umzusetzen.

Ab in die Cloud, aber mit Fallschirm

So wie ich es gerade tue. Denn dieser Text ist in Kapstadt verfasst, von meiner Kollegin in Berlin redigiert. Danach verschicke ich noch ein paar Rechnungen und Verträge nach Hamburg, Stockholm und Paris.

Das digitale Arbeiten hat die Geschwindigkeit angehoben und unsere Köpfe mit dem nicht enden wollenden Strom an Informationen, Memes und Prokrastinationsfallen verschmolzen. Ein Nachteil: das nervöse Augenzucken und Starregefühl, wenn das W-Lan-Signal runterfährt.

Der eindeutige Vorteil: Digitale Kollaboration ermöglicht Unternehmen, Teams flexibler zusammenzustellen, unabhängiger vom Arbeitsplatz und -gerät zu werden, unserer Kreativität und Produktivität mit den richtigen Tools Ausdruck zu verleihen und zu guter Letzt auch Geld zu sparen. Wenn man es richtig und das Beste daraus macht.

Legt für jeden Service ein unterschiedliches Passwort an Ändert eure Passwörter regelmäßig Schützt auch die Endgeräte mit Passwörtern und Displaysperren Nutzt, wo möglich, Zweifach-Authentifizierung (https://www.dropbox.com/de/help/363) Verschlüsselt eure Daten mit Tools wie www.boxcryptor.com Gebt eine Bring Your Own Device (BYOD) Policy mit Virenschutz-Programmen, komplexen Passwörtern, erlaubten und nicht erlaubten Apps, On- und Offboarding-Prozess vor

Digitale Kooperation: nicht nur Arbeit, sondern Zusammenarbeit

Ich werde jetzt nicht im Urschleim anfangen und von den Vorteilen der Dropbox berichten, nur eines der beliebtesten Cloud- / Software-as-a-Service-Tools, die in unterschiedlichster Ausführung über alle Bereiche hinweg eingesetzt werden können.

Eine neue Herausforderung liegt nun darin, diese Services vor allem sicher zu nutzen und die Daten so gut es geht zu schützen. Früher war es ein größeres Drama, wenn der Computer oder das Handy abhanden gekommen sind. Heute kann man seine Daten zumindest jederzeit wieder von einem anderen Gerät aus abrufen.

Noch einfacher als mit Trojanern ist dies nun aber auch für böswillige Hacker und andere ominöse Angreifer und Ausspäher. Auch wenn wir wenig Einfluss darauf haben, wie sehr sich Unternehmen wie Dropbox & Co. um die Sicherheit ihrer/unserer Daten bemühen, gibt es zumindest ein paar grundsätzliche Handgriffe, mit denen Unternehmen und Freelancer auf ihrer Seite für mehr Sicherheit sorgen können:

Legt Guidelines an, in welcher Form die Tools bei euch im Unternehmen oder in der Zusammenarbeit genutzt und gepflegt werden. In welchen Formaten werden Daten eingetragen, welche Tags werden verwendet, was sollte festgehalten werden, was nicht? Auch wenn ein gutes Cloud-Tool so intuitiv gestaltet sein sollte, dass man gleich reinspringen kann - Befasst euch mit den Video-Tutorials, die häufig von den Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Sie können viele weitere Details und Tricks offenbaren. Bei unserem Lieblingstool Redbooth hat es Wunder gewirkt, sich von den Beispielen „anstecken" zu lassen und noch mehr Möglichkeiten zu entdecken, es für unsere Zwecke richtig einzusetzen. Seid transparent. Es bringt nichts, wenn alle an einem Projekt arbeiten und einer im stillen Kämmerlein seine Ideen und Tricks für sich behält. Das gleiche gilt auch bei der Zusammenarbeit mit euren Kunden. Wo es Sinn macht und Daten anderer Kunden außen vor bleiben können, ladet sie ein, an euren Projekten, entsprechenden Dropbox-Ordnern und Wikis zu partizipieren. Das gibt ihnen nicht nur Vertrauen, sondern sie werden im besten Fall auch transparenter und bringen aktiver ihre Ideen und ihr Feedback ein.

Ob CRM, CMS, Projektmanagement, Recruiting oder Rechnungsstellung - Das volle Potenzial von Cloud- und SaaS-Tools wird erst ausgeschöpft, wenn sie mit Leben gefüllt werden. Aus eigener Erfahrung weiß ich, welche Vergeudung es ist, zum Beispiel ein Task Management Tool nur für sich allein zu nutzen.

Da kann man doch gleich die Erfüllung einer mit Schwung durchgestrichenen, handschriftlichen Aufgabenliste genießen. Viel mehr sollten Tools, an denen mehrere Nutzer gemeinsam arbeiten können, so genutzt werden, wie wir es auch von unserer privaten Social-Media-Kommunikation kennen: Kommentieren, applaudieren, heraustragen, was man gerade so macht, schauen, was die anderen gerade so machen - in Text und Bild.

Auch ein GIF als Lob für ein Projektergebnis oder als Hilferuf kann bei der digitalen Zusammenarbeit motivieren oder einfach nur unterhalten - Es soll ja auch Spaß machen dürfen, erst recht, wenn man sich persönlich nicht sehen kann. Genau wie bei der Offline-Teamarbeit ist hierfür ein gut strukturierter Onboarding-Prozess wichtig.

Extra-Boost für digitale Zusammenarbeit: Die gute alte Offline-Kommunikation 

Auch wenn es Kunden gibt, mit denen wir über mehrere Monate hinweg erfolgreich zusammengearbeitet und dabei nie persönlich zu Gesicht bekommen haben - Nichts ist vergleichbar mit der Energie, die bei einem persönlichen Treffen entsteht. Aus Small Talk entwickeln sich Ideen und Geschichten, die für das Projekt unersetzbar werden können.

Die persönliche Chemie in Gesprächen, die nicht von Skype-Aussetzern unterbrochen werden, prägt auch die weitere Kommunikation innerhalb der digitalen Arbeitsräume. Offline-Kommunikation findet auch immer in physischen Räumen und Orten statt.

Miriam Rupp ist Gründerin und Geschäftsführerin der Berliner Agentur für PR und digitales Storytelling Mashup Communications.

Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, sollte sich auch hier für die seltenen Treffen die entsprechende Inspiration ziehen und Alternativen zum Meeting-Raum suchen. Ein gutes Beispiel ist das Startup Buffer, das ein komplett dezentrales Team aufgebaut hat.

In drei Retreats pro Jahr kommen alle an unterschiedlichsten Orten der Welt zusammen und leben und arbeiten gemeinsam für ein paar Wochen. Das komplette Kontrastprogramm zur virtuellen Zusammenarbeit, das den Teamspirit und die Laune hebt und mit Sicherheit einen riesigen Korb neuer Ideen hervorbringt.

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