Miriam Rupp

Gründerin, PR- und Storytelling-Expertin, Berlin

1 Abo und 5 Abonnenten
Artikel

Die besten Online-Tools für die digitale PR-Agentur

Fotoliaadam121 128724015 online tools 920x448px

Die Adress- und Telefonbücher stapeln sich hinter der Tür, die Wand ist vollgehängt mit einem Kalender fürs neue Jahr und die handgeschriebenen Notizen des Kollegen kann ohnehin niemand lesen - Szenen wie diese sind in Agenturen oft Alltag und garantiert nie gänzlich aus den Bürowänden zu verbannen. Die folgenden Online-Tools machen das Arbeiten in der digitalisierten Zeit jedoch strukturierter und flexibler:


Content effektiv planen: CoSchedule  

Wer seine Kunden über die eigene Website, die Social-Media-Kanäle und den Blog regelmäßig mit guten Inhalten versorgen möchte, benötigt vor allem einen klar strukturierten Redaktionsplan. Dafür braucht es weder mit Papier und Stift erstellte Übersichten, noch Excel-Tabellen. Abhilfe schafft stattdessen ein Tool wie CoSchedule. Im Kalender wird eintragen, wann Content über welche Kanäle online gehen soll. Durch eine zusätzliche Verknüpfung wird der Beitrag automatisch auch schon bei WordPress angelegt. Auf diese Weise können Agenturen ihre Inhalte Wochen, sogar Monate im Voraus planen und gut getaktet publizieren. Mithilfe einer sogenannten Social Queue kann außerdem eingestellt werden, wann ein Artikel über die sozialen Netzwerke Facebook, Twitter, LinkedIn und Google+ geteilt werden soll. Ob der Post ein Foto, einen Link oder ein Video beinhalten soll, kann ebenfalls vorab eingestellt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch den Traffic. Wer die Qualität seines Contents verbessern möchte, findet bei CoSchedule außerdem Hilfe: Der Headline-Analyzer checkt, wie kompakt und ansprechend die Überschrift eines Artikels ist.


Kontakte verwalten und pflegen: Highrise 

Kunden, Journalisten, Mitarbeiter - Unternehmen aus dem Medien- und Kommunikationssektor stehen mit zahlreichen Personen in Kontakt. Absprachen aus Meetings, E-Mailverläufe und Adressänderungen sollten dabei stets festgehalten werden. Agenturen können das am einfachsten mit CRM-Datenbanken wie etwa Highrise managen. Die Web-Anwendung ist dabei mehr als ein digitales Adressbuch, in dem Updates zum jeweiligen Kontakt dokumentiert werden können. Dank der Task- und Reminder-Funktionen behält jedes Teammitglied den Überblick, welche Aufgaben pro Kontakt zurzeit anstehen. Das erleichtert die digitale Zusammenarbeit ungemein.


Arbeitsteilung 4.0: Redbooth 

Geteilte Arbeit ist halbe Arbeit. Darum ist Projektmanagement eines der wichtigsten Themen in einer Agentur. Über die Web-Anwendung Redbooth können sich Mitarbeiter in Workspaces vernetzen, um sich über das jeweilige Projekt auszutauschen, Dateien zu teilen und so auf dem Laufenden zu halten. Schnittstellen mit zahlreichen weiteren Tools erleichtern den Arbeitsfluss zusätzlich: Mail-Inhalte von Gmail und Outlook können direkt in Redbooth importiert und verwaltet werden. Verknüpfungen mit Cloud-Programmen machen es möglich, dass Dateien von überall aufgerufen und den Redbooth Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden können. Um zwischen aller Koordination und Planung den zeitlichen Überblick nicht zu verlieren, bietet Redbooth ein Zeiterfassungstool, über das die Arbeitszeit, die man mit einer bestimmten Aufgabe verbracht hat, getrackt werden kann.


Abgerechnet wird online: 

Billomat Finanzen und Controlling sind nicht jedermanns Sache und vor allem kleine und mittlere Agenturen fehlt es häufig an Expertise und Zeit, sich mit den Steuerunterlagen ausgiebig zu befassen. Weil eine gut geführte Buchhaltung aber unabdingbar ist, haben es sich webbasierte Tools wie Billomat zur Aufgabe gemacht, Rechnungswesen so einfach wie möglich zu machen. Individuell anpassbare Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen und Angebote nehmen dem Finanzthema seine Komplexität und sparen Zeit. Zudem können dank der mobilen App und der Cloud-Technologie sämtliche Dokumente flexibel von unterwegs eingesehen und bearbeitet werden.


Kundenfeedback sammeln und nutzen: ProvenExpert 

Keine Frage: Feedback ist wichtig, um sich weiterzuentwickeln. Über den Online-Service ProvenExpert können Agenturen Bewertungen von ihren Kunden einholen. Bis zu 60 Kriterien werden in branchenspezifischen Umfragen erfasst und geben Agenturen so einen sehr detaillierten Überblick darüber, welche Aspekte ihre Klienten besonders schätzen und wo noch Verbesserungsansätze bestehen. Auch Bewertungen, die bereits auf Facebook, Yelp oder Google+ abgegeben wurden, können über ProvenExpert in einer Gesamtbewertung und einem Siegel zusammengefasst werden. Agenturen können auf diese Weise ihre eigene Arbeit reflektieren und sich mit dem Kundenfeedback als wichtiges Qualitätskriterium präsentieren.


Smarte Mitarbeiterpflege: Teambay 

Ähnlich wie die Klienten soll auch das eigene Team seine Zufriedenheit und Optimierungswünsche zum Ausdruck bringen können. Trotzdem tun sich viele Mitarbeiter schwer, Änderungsvorschläge und kritische Einschätzungen direkt an ihre Kollegen oder die Geschäftsführung zu adressieren. Das Tool Teambay hat verstanden, dass regelmäßiges Feedback die Unternehmenskultur verbessert. Hier können Angestellte anonym Anregungen und Ideen einschicken und so wertvolle Hinweise zu bestimmten Themen geben, die die Geschäftsleitung sonst vielleicht übersehen hätte. Im Gegenzug kann auch der Chef sein Team fragen, wie zufrieden sie sind. Die Antworten erhält er dann in einem Bericht zusammengefasst. Weil im hektischen Arbeitsalltag gerne mal die kleinen Freuden in den Hintergrund geraten, hat sich Teambay etwas einfallen lassen: Wöchentlich kann angegeben werden, wem man aus seinem Team danken möchte. Dieses Dankeschön wird der entsprechenden Person dann am Montag zugeschickt - das macht den Start in die neue Woche perfekt.

Zum Original