© Getty Images / Image Source

Denkt man an Roboter, stellt man sich meistens metallische Wesen wie aus Hollywoodfilmen vor. Oder wenigstens wie einen Apparat mit Greifarmen, der Dinge und Werkstoffe präzise positionieren kann. Dieses Bild ist gar nicht so falsch, denn eigentlich ist ein Roboter eine computergestützte Apparatur, die dem Menschen bestimmte - meist mechanische - Aufgaben abnehmen soll. Oder er dient als ein Human-Machine-Interface wie FRAnny, der am Frankfurter Flughafen Passagieren Auskünfte gibt. Allerdings hat sich die Wortbedeutung im Laufe der Zeit gewandelt: Mittlerweile werden in der Informatik sogar Computerprogramme, die ständig zu wiederholende Aufgaben weitgehend automatisch abarbeiten, als Bot (Kurzform von Roboter) bezeichnet. Software-Roboter mögen also ihre physische Hülle abgelegt haben. Doch wie Robotic Process Automation (RPA) zeigt, können sie im beruflichen Alltag genauso hilfreich agieren wie ihre Vettern aus Metall und Schaltkreisen.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine gemeinsame Implementierung von DB Systel und CIO Konzern. Mit RPA stehen digitale Helfer zur Verfügung, die bei ständig wiederkehrenden, zeitraubenden und unliebsamen Arbeiten unterstützen. Diese Software-Roboter arbeiten nicht im Backend mit Schnittstellen, sondern sie simulieren einen Menschen, der mit dem Frontend in verschiedenen Anwendungen arbeitet, Inhalte kopiert und Schaltflächen anklickt. „Der Software-Roboter stellt den Nutzer am Rechner nach", erklärt Sven Pallus vom Robotics-Team der DB Systel. So ist es mit RPA nun möglich, auch ohne Schnittstelle Daten zwischen Systemen auszutauschen - und das zu 100 Prozent fehlerfrei.

Pilotprojekt mit Strahlkraft

Für ein Pilotprojekt mit DB Regio wurde ein Vorgang ausgewählt, der viel Zeit in Anspruch nimmt, obwohl er nicht besonders anspruchsvoll ist. „Einmal in der Woche klicken wir nacheinander durch unser SAP-System und fügen mehrere Fahrzeugnummern händisch ein", erläutert Lisa Gerharz von DB Regio den zu optimierenden Prozess. Dafür müssen ganz bestimmte Datensätze überprüft und dann in eine andere Anwendung kopiert werden. Und das ist kein Einzelfall: Immer wieder sind Mitarbeiter im Konzern mit solchen eintönigen Arbeiten am Computer beschäftigt. Sie investieren einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit in die Bedienung von standardisierten und sich wiederholenden Geschäftsprozessen und können so ihre eigentliche Kernkompetenz nur bedingt einsetzen. „Bei dem Pilotprojekt ist unser Fall die perfekte Aufgabe für einen Roboter, der nicht selbst denken muss. Der Einsatz von RPA ergibt künftig eine Zeitersparnis von zwei bis drei Stunden je Durchlauf", sagt Lisa Gerharz. Bisher werden die Daten aufgrund der Zeitproblematik nur wöchentlich manuell exportiert. Künftig erledigt dies der Software-Roboter täglich und das ganz automatisch. So lässt sich auch die Instandhaltung in unseren Werken besser steuern.

Die Fähigkeiten der RPA sind vielfältig: Die Software-Roboter können strukturierte Daten aus ganz unterschiedlichen Quellen lesen, wie zum Beispiel dem Internet, aus E-Mails oder allgemeinen Anwendungen, aber auch aus MS-Office-Dokumenten, PDF-Dateien, Datenbanken oder API/Host-Anwendungen. Darüber hinaus kann RPA die erkannten Daten auch bearbeiten, zum Beispiel durch das Öffnen von Anwendungen, dem Klicken von Buttons. Oder es werden Formulare ausgefüllt, E-Mails versendet, Daten verglichen oder per Copy & Paste übertragen. Der Clou ist aber: Auf Basis vorgegebener Geschäftsregeln kann ein Software-Roboter auch Entscheidungen treffen. Das Ganze funktioniert ohne den Einsatz einer künstlichen Intelligenz. „Bei einer KI handelt es sich um ein lernendes System", sagt Sven Pallus. „RPA ist dagegen eine Automatisierung von Prozessen: Der Roboter kann sich nicht selbstständig weiterentwickeln." Wenn man so will: Die Software-Roboter sind vergleichsweise dumm, aber fleißig. Sie machen nur das, was man ihnen sagt.

Vor Überraschungen gefeit

Und das ist auch der Grund, warum die Entwicklung jedes Software-Roboters ein wenig Zeit in Anspruch nimmt. Denn damit die Roboter ihren Dienst verrichten, müssen sie Schritt für Schritt durch die jeweiligen Abläufe geführt werden. Im Prinzip funktioniert das wie die Programmierung eines Makros, also einer automatischen Abfolge von Befehlen. Denn es muss beispielsweise bei den Abläufen auch berücksichtigt werden, was bei überraschenden Ereignissen passiert. Wenn der Roboter zum Beispiel darauf programmiert wurde, an einer bestimmten Stelle einen Button zu drücken, und es hierbei zu einer Fehlbedienung kommt, oder der Button aus einem Grund nicht gedrückt werden kann, muss eine Fehlermeldung generiert werden.

Um möglichst wenig Überraschungen zu erleben, sitzen die Entwickler zu Beginn mit dem Kunden zusammen, sprechen den zu automatisierenden Prozess durch und fragen nach, was es für Fehlerbilder und Sonderfälle gibt. Jede Ausnahme, die von vornherein dokumentiert wird, macht es dem Programmierer einfacher. Denn treten bei der Entwicklung immer wieder Besonderheiten auf, die nicht im Vorwege definiert wurden, müssen diese im Nachgang implementiert werden, was Auswirkungen auf die Entwicklungszeit hat. „Jeder Sonderfall muss berücksichtigt werden, um den Roboter möglichst stabil zu programmieren", sagt Sven Pallus. So hat die Entwicklung des Software-Roboters für DB Regio etwa fünf Tage gedauert. „In gut zwei Tagen wurde der Normalfall abgebildet, in weiteren zwei bis drei Tagen wurden alle Sonderfälle implementiert", sagt Sven Pallus.

Mehr Freiräume für die Mitarbeiter

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Grundlast an einem IT-Arbeitsplatz wird reduziert, Altanwendungen lassen sich trotz fehlender Schnittstellen mit neuen Lösungen verbinden, wodurch Daten aus Bestandssystemen automatisch in neue Anwendungen übertragen werden können. Das System lässt sich schnell skalieren und täglich rund um die Uhr ausführen. Durch die Beseitigung von manuellen Fehlerquellen, der Überwachung von Systemzuständen und der Identifizierung von Mängeln wird die Qualität gesteigert. Vor allem wird der Einsatz von RPA durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen, reduzierten Prozesskosten und durch eine deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit für mehr Effizienz sorgen. Durch die Bereitstellung von RPA-Technologien zur Teil- und Vollautomatisierung von Geschäftsprozessen werden Mitarbeiter im Konzern entlastet. Das schafft zusätzliche Kapazitäten für die Bearbeitung von Kernthemen. Denn eines ist klar: Die neue Technologie soll Menschen nicht ersetzen, sondern sie bei ihrer Arbeit unterstützen.

Die Vorteile von RPA im Überblick

© DB Systel GmbH

Aber natürlich lässt sich nicht jeder Vorgang durch RPA unterstützen. Damit der Software-Roboter eingesetzt werden kann, müssen einige Kriterien erfüllt werden: Die Prozesse sind relativ stabil und unterliegen nicht zu vielen Änderungen. Dazu sind sie eindeutig definiert und dokumentiert. Sie haben eine niedrige bis mittlere Komplexität, und Entscheidungen werden regelbasiert getroffen. Die für den Prozess benötigten Daten liegen strukturiert und digital vor. Aber vor allem sollten die Prozesse häufig ausgeführt werden. „Prozesse, die einmal im Monat eine Stunde Zeit in Anspruch nehmen, sind sicher nicht die besten Anwendungsbeispiele. Aber wenn ein Roboter jeden Tag läuft und jeweils eine Zeitersparnis von mehreren Stunden bringt, zeigt das schnell den perfekten Anwendungsfall auf", bringt es Sven Pallus auf den Punkt.

In Kürze steht der RPA-Service konzernweit zur Verfügung. Ein DB Automation Center dient dann der Koordinierung der Anforderungen des DB Konzerns und Fachbereiche als zentrale Steuerungseinheiten für nachfolgende RPA-Aktivitäten. Schon jetzt wurden 25 Kundenpiloten entwickelt, bis Ende 2019 sollen sogar 200 Roboter ihren Dienst verrichten. Dann heißt es in noch mehr Bereichen: mein Kollege, der Software-Roboter.