Durch Struktur und Systematik zu einem besseren Selbstmanagement: Das Konzept des Personal Kanban verspricht mehr Produktivität und Fokus beim Abarbeiten aller To-Dos, die tagtäglich in unseren Köpfen umherschwirren.

Text: Elisabeth Werder

Ein besseres Selbst- und Zeitmanagement steht für viele Menschen ganz oben auf der Liste mit der Überschrift „Persönlichkeitsentwicklung“. Ein Tool zum Strukturieren von Aufgaben aller Lebensbereiche (Berufliches, Familie & Hobby) ist die Personal Kanban-Methode. Die Idee dahinter ist es, sämtliche Aufgaben durch Klarheit und Systematik schneller, effizienter und ressourcenschonender zu erledigen.

Ursprünglich wurde das Konzept für die Automobilindustrie entwickelt (siehe Infokasten). Es kann an beliebige Projekte adaptiert werden und findet dadurch sowohl im wirtschaftlichen als auch im persönlichen Bereich Anwendung. Das Konzept dahinter vereint Systematik und Zeitmanagement: Kennen Sie den Status einer Aufgabe, können Sie bewusste und informierte Entscheidungen über die eigenen Handlungen treffen.

So funktioniert Personal Kanban

Der erste Schritt ist das Niederschreiben aller To-Dos. Schreiben Sie einfach alles auf, was zu tun ist, ohne gedanklich eine Reihenfolge festzulegen. Schon allein das Visualisieren der Aufgaben verschafft ein Gefühl der Erleichterung: Wenn der Gedanke schriftlich festgehalten wurde, kann er guten Gewissens aus dem Kurzzeitgedächtnis verschwinden.

Das Priorisieren der Aufgaben sollte in einem zweiten Arbeitsschritt erfolgen. Wenn Sie während des Abrufens aller To Dos aus dem Gedächtnis gleichzeitig die Herausforderung meistern wollen, diese innerlich zu priorisieren, behindert das den Denkfluss. Deshalb schreiben Sie sich erst einmal auf, was alles getan werden muss, und planen anschließend die erforderlichen Schritte.

In welcher Reihenfolge die Aufgaben zu erledigen sind, ist nicht immer leicht zu entscheiden. An erster Stelle sollten immer To-Dos stehen, deren Nicht-Erledigung zu Schäden oder Verletzungen (wie zum Beispiel Ihrer Entlassung) führt. Ein weiterer Anhaltspunkt sind zeitliche Vorgaben, wie Deadlines für eine Präsentation oder das Abholen der Kinder vom Turnverein. Aufgaben, deren Erledigung großen Impact auf Ihren Erfolg oder Ihr Wohlbefinden haben, sollten ebenfalls priorisiert werden.

Das Kanban-Board

Nach dem Visualisieren und Priorisieren folgt die Erstellung eines sogenannten Kanban-Boards. Dieses Board ist Ihr Tool zur praktischen Umsetzung der Methode. In vier nebeneinander angeordneten Spalten ist der Workflow auf einen Blick ersichtlich. In der (ersten) To-Do-Spalte werden alle zu erledigenden Aufgaben gesammelt. In der (zweiten) Ready-to-Do-Spalte werden die Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen, priorisiert.

In der (dritten) Doing-Spalte notieren sie, an welcher Aufgabe sie gerade dran sind. Empfehlenswert ist es, sich nicht auf zu viele Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren, denn Multi-Tasking ist kräftezehrend und ineffizient. Eine Belohnung gibt es weder für Work-in-Progress noch für unvollendete Arbeiten. Deshalb sollte eine neue Aufgabe nur dann in die Doing-Spalte wandern, wenn sie leer ist, ausdrücklich sofort erledigt werden muss oder Sie daran gehindert werden, die bereits begonnene Aufgabe zu beenden. Wenn eine Aufgabe tagelang in der Doing-Spalte liegt, wurde sie vermutlich zu groß gewählt. Mit der Zeit wird es Ihnen immer leichter fallen, den eigenen (Arbeits-)Alltag in passende Aufgabengrößen zu unterteilen.

Abgeschlossene Aufgaben werden in die (vierte) Done-Spalte verschoben und verschwinden damit aus dem Workload. Idealerweise ist am Ende einer Woche die Done-Spalte gut gefüllt. Was nicht erledigt wurde, wandert nächste Woche erneut in die To-Do-Spalte (bzw. bleibt dort stehen). Wichtig ist es, einen Fluss beim Abarbeiten der einzelnen Aufgaben zu erzeugen und an der Systematik festzuhalten. Umso beharrlicher Sie bei der Herangehensweise sind, umso schneller wird der Aufgabenberg verschwinden.

Praktische Umsetzung

Die Anwendung der Personal Kanban-Methode kann analog oder digital erfolgen. Wer gerne mit Stift und Papier arbeitet, kann sich eine Vorlage aus dem Internet ausdrucken und wöchentlich abheften oder ein Notizbuch führen. Auch die Nutzung eines Whiteboards oder einer Flipchart ist denkbar.

Möglichkeiten zur Nutzung auf dem Computer oder Smartphone sind zum Beispiel Trello oder Asana: Die kostenlosen Tools ermöglicht das Arbeiten mit Karteikarten, welche via Drag & Drop zwischen den Spalten des Kanban-Boards hin und her geschoben werden können. Die Priorisierung könnte darin zum Beispiel durch das Anordnen, Nummerieren oder farbliche Markierungen erfolgen.

Persönlichkeitsentwicklung mit Personal Kanban

Das Ziel eines verbesserten Selbstmanagements erreichen Sie sicher nicht über Nacht, aber nach einigen Wochen werden Sie wissen, ob die Personal Kanban-Methode gut zu Ihnen passt oder nicht. Wichtig ist es, regelmäßig (zum Beispiel einmal pro Woche) zu überprüfen, wo Sie stehen: Ist die Erledigt-Spalte gut gefüllt, können Sie stolz auf sich sein. Ist die Doing-Spalte voller Aufgaben oder hat sich die To-Do-Spalte überhaupt nicht verändert, lohnt es sich, genauer hinzuschauen woran das liegt.

Folgende Fragen können dabei helfen, das Selbstmanagement zu reflektieren: Wie zufrieden bin ich mit dem Verlauf der Woche? Was ist gut oder weniger gut gelaufen? Welche ein oder zwei Dinge kann ich nächste Woche anders machen, um mich zu verbessern? Schon allein dieser Prozess, unabhängig vom konkreten Wochen-Ergebnis, wird Ihnen bei der persönlichen Optimierung des Selbst- und Zeitmanagements helfen. Viel Erfolg und viel Spaß dabei!

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Infokasten: Entwicklung von Kanban

Das Prinzip Kanban wurde 1947 von Taiichi Ohno zur Optimierung der Produktionsprozesse bei Toyota eingeführt. Die Personal Kanban-Methode für Teams wurde 2007 von Jim Benson, David Anderson und Corey Ladas entwickelt. Um die persönliche Arbeit ihres Teams zu verwalten, implementierten die Männer das Nutzen eines Boards zur Visualisierung der Arbeitsabläufe. Vor allem Jim Benson beschäftigte sich zu diesem Zeitpunkt bereits jahrelang mit der Optimierung von Zeit- und Selbstmanagement. Sein Buch „Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life“ ist 2011 im Modus Cooperandi Press-Verlag erschienen.